Quando pianifichi una riunione in Outlook con un' altra persona o gruppo di persone, questa riceve un'e-mail di invito con i dettagli della riunione. Da questa email, possono accettare o rifiutare l'invito alla riunione. Outlook aggiunge la riunione al calendario di Outlook, tiene traccia delle risposte dei partecipanti e invia un promemoria prima dell'inizio della riunione.
Le istruzioni in questo articolo si applicano a Outlook per Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013.
Come inviare un invito al calendario in Outlook
Ecco come pianificare una riunione in Outlook:
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Seleziona Casa tab.
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Seleziona Nuovi articoli > Riunione.
In alternativa, premi Ctrl+Maiusc+Q.
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Nell'invito alla riunione, inserisci una descrizione della riunione nella casella di testo Titolo.
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Nella casella di testo Richiesto, inserisci gli indirizzi e-mail di ogni partecipante che deve partecipare alla riunione. In Outlook 2016 e 2013, inserisci gli indirizzi e-mail nella casella di testo To.
Per selezionare i contatti dalla tua rubrica, seleziona Obbligatorio, Facoltativo o A.
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Nella casella di testo Facoltativo, inserisci gli indirizzi email delle persone a cui vorresti partecipare alla riunione, ma non richiederglielo.
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Scegli un'ora di inizio e un'ora di fine per la riunione.
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Per bloccare un giorno intero sul calendario per la riunione, seleziona Tutto il giorno.
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Nella casella di testo Location, inserisci dove stai tenendo la riunione.
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Nell'area Message, inserisci altre informazioni che i partecipanti dovranno conoscere prima della riunione e allega tutti i file che desideri vengano esaminati.
Per allegare un file all'invito alla riunione, seleziona la scheda Inserisci, quindi seleziona Allega file. Per aggiungere un collegamento a un documento su OneDrive, seleziona la freccia a discesa Link.
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Per impostazione predefinita, quando invii un invito a una riunione in Outlook, l'invito include una richiesta di risposta e offre al destinatario la possibilità di suggerire un nuovo orario per la riunione. Per modificare queste opzioni, seleziona la scheda Riunione, quindi seleziona Opzioni di risposta
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Seleziona Invia.
Se il tuo programma cambia o se i tuoi partecipanti devono fare altri piani, annulla la riunione o riprogrammala.
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Come impostare una riunione ricorrente
Outlook ti consente anche di impostare riunioni ricorrenti. Usa questa opzione per le riunioni che prevedi di ripetere ogni settimana, mese o altro periodo. Con una riunione ricorrente, devi inserire i dettagli solo una volta e aggiungerà tutti gli eventi futuri al tuo calendario in base all'intervallo impostato.
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Seleziona la scheda Casa, quindi seleziona Nuovi elementi > Riunione.
Image - Nell'invito alla riunione, inserisci il titolo, i partecipanti obbligatori, i partecipanti facoltativi, il luogo e un messaggio che descrive lo scopo della riunione.
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Seleziona Rendi ricorrente.
In Outlook 2016 e 2013, seleziona Riunione > Ricorrenza.
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Si aprirà la finestra di dialogo Ricorrenza appuntamento. Immettere l'ora di inizio, l'ora di fine e la durata della riunione.
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Nella sezione Modello di ricorrenza, scegli quando la riunione si ripresenterà. Ad esempio, una riunione settimanale regolare che si verifica ogni lunedì.
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Nella sezione Intervallo di ricorrenze, scegli la durata delle riunioni ricorrenti. Puoi dire a una riunione ricorrente di annullarsi in una determinata data o dopo un certo numero di occorrenze. Scegli Nessuna data di fine se non desideri che la riunione scada.
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Seleziona OK.
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Nell'invito alla riunione, seleziona Invia.
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Come utilizzare l'assistente di pianificazione per creare una riunione
Se utilizzi Microsoft 365 al lavoro e sei un utente di Exchange, utilizza l'Assistente pianificazione per trovare il momento migliore per pianificare una riunione con altri. Quando apri l'Assistente pianificazione, vedrai i calendari delle persone che hai invitato alla riunione.
Per utilizzare Scheduling Assistant, crea un invito alla riunione, quindi seleziona la scheda Meeting > Scheduling Assistant.
Come visualizzare la riunione sul calendario di Outlook
Una volta creata o accettata una riunione, questa apparirà nel calendario di Outlook in base alle informazioni su data e ora. Ecco come trovare i prossimi eventi.
- Seleziona View Switcher, quindi seleziona Calendar.
- Per trovare la riunione, scorrere il calendario o utilizzare la casella di ricerca e inserire il titolo della riunione.
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Per visualizzare i dettagli della riunione, fai doppio clic sull'elemento del calendario.
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Per visualizzare le risposte, seleziona la scheda Tracciamento. La colonna Risposta mostra quali partecipanti hanno accettato l'invito alla riunione e quali non hanno risposto.
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Se hai ricevuto un'accettazione verbale da un partecipante, seleziona Nessuno, quindi seleziona Accettato, Rifiutato, o ha dato una risposta Provvisoria.
Image - Chiudi l'invito alla riunione quando hai finito.
Come aggiungere persone a un invito a una riunione esistente
Puoi organizzare una riunione e poi invitare più partecipanti in un secondo momento (ad esempio, se assumi un altro dipendente e desideri aggiungerlo alle normali riunioni del personale). Ecco come invitare nuovi partecipanti a una riunione che hai già impostato.
- Trova la riunione sul tuo calendario.
- Fai doppio clic sull'elemento della riunione.
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Seleziona la scheda Assistente programmazione > Aggiungi partecipanti.
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Nella finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse, scegli il nome del partecipante.
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Seleziona Obbligatorio o Facoltativo per indicare se il partecipante deve essere presente alla riunione o se la sua presenza è facoltativa.
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Seleziona OK.
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Il partecipante ora appare nell'elenco Tutti i partecipanti nell'Assistente pianificazione.
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Seleziona Invia aggiornamento.
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