Cosa sapere
- Seleziona Inizia Mail Merge e scegli il tipo di documento che desideri creare. Quindi, seleziona Seleziona destinatari per scegliere chi lo riceve.
- Seleziona Inserisci campo unione e aggiungi tutti i campi che desideri utilizzare. Seleziona Fine e unisci per completare il processo.
- In alternativa, usa la Procedura guidata per la stampa unione passo dopo passo se hai bisogno di ulteriore assistenza guidata per creare il documento unito.
L'utilizzo di Stampa unione in tutte le versioni di Microsoft Word unirà i dati da un'origine dati al tuo documento. È perfetto per lettere, cataloghi, etichette e altro ancora. Ecco come iniziare a utilizzare questa funzione per risparmiare tempo.
Come eseguire la stampa unione in Word
In tutte le versioni correnti di Word, l'opzione Stampa unione nella scheda Invii della barra multifunzione ti guida nella creazione di una lettera di stampa unione.
Crea una lettera da zero o apri una lettera esistente prima di iniziare.
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Seleziona Inizia Mail Merge sulla barra multifunzione Mailings e seleziona il tipo di documento che desideri creare. Ad esempio, puoi selezionare lettere, buste o etichette. In alternativa, seleziona Procedura guidata per la stampa unione passo dopo passo per ulteriore assistenza nella creazione del documento.
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Scegli Seleziona Destinatari nella barra degli invii per aggiungere destinatari alla posta. Puoi scegliere di creare un nuovo database di destinatari. Puoi anche scegliere di utilizzare un elenco esistente o contatti di Outlook.
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Nella casella Destinatari della stampa unione, utilizza le caselle di controllo per selezionare i contatti che desideri includere nella stampa unione. Seleziona OK quando la tua lista è pronta.
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Seleziona Inserisci campo unione sul nastro Mailings. Scegli il primo campo che desideri aggiungere. Il nome del campo viene visualizzato nel punto in cui hai posizionato il cursore nel documento. Ripeti, inserendo ogni campo che vuoi includere. In alternativa, puoi selezionare un'opzione come Blocco indirizzi o Linea di saluto
Puoi modificare e formattare il testo che circonda il campo. I formati applicati al campo verranno trasferiti al documento finito. Puoi continuare ad aggiungere campi alla tua lettera.
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Prima di stampare le tue lettere, dovresti rivederle per verificare la presenza di errori. In particolare, prestare attenzione al distanziamento e alla punteggiatura che circondano i campi. Dovrai anche assicurarti di aver inserito i campi corretti nelle posizioni corrette.
Per visualizzare in anteprima le lettere, seleziona Anteprima risultati sulla barra multifunzione Mailings. Usa le frecce per navigare nel documento.
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Potresti notare un errore nei dati di uno dei tuoi documenti. Non è possibile modificare questi dati nel documento di unione. Dovrai invece risolverlo nell'origine dati.
A tale scopo, seleziona Modifica elenco destinatari sulla barra multifunzione Mailings. Nella casella che si apre, puoi modificare i dati di qualsiasi destinatario. Puoi anche limitare i destinatari. Deseleziona la casella accanto ai nomi dei destinatari per ometterli dall'operazione di unione e seleziona OK.
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Dopo aver esaminato i tuoi documenti, sei pronto per finalizzarli completando l'unione. Seleziona il pulsante Fine e unisci sul nastro Mailings. Puoi scegliere di modificare singoli documenti, stampare le lettere o inviarle via e-mail. Se scegli di stampare o inviare per e-mail le tue lettere, un messaggio ti chiederà di inserire un intervallo. Puoi scegliere di stampare tutte, una o una serie di lettere contigue. Word ti guiderà attraverso il processo per ciascuno.
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