Cosa sapere
- In primo luogo, organizza i dati in un foglio Excel.
- Successivamente, in Word, scegli Mailings > Start Mail Merge > scegli il tipo. Mailing > Seleziona destinatari > Utilizza una lista esistente > Apri il foglio.
- Infine, unisci i campi in Word andando su Mailings > Inserisci campo unione. Scegli un campo e premi Inserisci.
Questo articolo spiega come utilizzare la funzione di stampa unione in Microsoft Word ed Excel per combinare il testo di un documento Word con un documento di origine dati, ad esempio un foglio di calcolo. Le istruzioni in questo articolo si applicano a Word per Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 e Word 2010.
Prepara i dati per la stampa unione
La funzione di stampa unione di Word funziona perfettamente con i dati di Excel. Sebbene tu possa creare un'origine dati in Word, le opzioni per l'utilizzo di questi dati sono limitate. Se hai i dati della mailing list in un foglio di calcolo, non è necessario ridigitare le informazioni nell'origine dati di Word.
Puoi utilizzare qualsiasi foglio di lavoro Excel in una funzione di stampa unione di Word senza alcuna preparazione speciale. Tuttavia, per evitare errori nel processo di stampa unione, è una buona idea organizzare i dati nel foglio di calcolo.
Assicurati che tutte le modifiche che intendi apportare al foglio di calcolo siano state completate prima di iniziare la stampa unione. Una volta avviata l'unione, eventuali modifiche possono causare errori con la stampa unione.
Organizzare i dati del foglio di calcolo
Organizza i dati della tua mailing list di Excel in righe e colonne. Pensa a ogni riga come a un singolo record ea ogni colonna come a un campo che intendi inserire nel documento.
- Inserisci tutti i dati su un unico foglio: I dati della mailing list che intendi utilizzare per la stampa unione devono trovarsi su un unico foglio. Se è distribuito su più fogli, combina i fogli o esegui più stampe in serie. Inoltre, assicurati che i fogli siano chiaramente nominati, poiché devi selezionare quello che intendi utilizzare senza poterlo visualizzare.
- Crea una riga di intestazione: Crea una riga di intestazione per il foglio che intendi utilizzare per la stampa unione. Una riga di intestazione è una riga contenente etichette che identificano i dati nelle celle sottostanti. Per consentire a Excel di distinguere facilmente tra dati ed etichette, utilizzare testo in grassetto, bordi delle celle e ombreggiatura delle celle univoci per la riga di intestazione. Inoltre, assicurati che le intestazioni che scegli corrispondano ai nomi dei campi di unione, il che renderà anche meno probabile che si verifichino errori.
- Formattare correttamente i dati numerici: Assicurati che elementi come i numeri civici e i codici postali siano formattati correttamente per il modo in cui dovrebbero apparire una volta completata la stampa unione. Una formattazione errata dei numeri può causare errori nell'unione.
Come specificare l'elenco dei destinatari della stampa unione
Ecco come associare il foglio di lavoro Excel preparato contenente la tua mailing list al documento Word:
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In Word apri il documento che utilizzerai come modello di stampa unione. Può trattarsi di un nuovo documento o di un documento esistente. Seleziona Mailing > Start Mail Merge.
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Scegli il tipo di unione che desideri eseguire. Le tue opzioni sono
- Lettere
- Messaggi e-mail
- Buste
- Lettere
- Rubrica
Se preferisci, puoi anche utilizzare la procedura guidata per la stampa unione per creare la tua stampa unione. Per questo esempio, analizzeremo i passaggi per creare manualmente una stampa unione.
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Quindi, vai alla scheda Mailings e seleziona Seleziona destinatari > Utilizza un elenco esistente.
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Naviga e seleziona il file Excel che hai preparato per la stampa unione, quindi seleziona Apri.
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Se Word te lo chiede, scegli Foglio1$ > OK.
Se il tuo Excel ha intestazioni di colonna, seleziona la casella di controllo La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna.
Crea o modifica il documento di stampa unione
Con il tuo foglio di calcolo Excel collegato al documento di stampa unione che stai creando in Word, è ora di modificare il tuo documento di Word.
Non puoi apportare modifiche all'origine dati in Excel in questo momento. Per apportare modifiche ai dati, chiudi il documento in Word prima di aprire l'origine dati in Excel.
Inserisci campi unione nel tuo documento
In Word, seleziona Mailings > Inserisci campo unione per estrarre le informazioni dal foglio di calcolo nel documento. Scegli il campo che desideri aggiungere (nome, cognome, città, stato o altro), quindi seleziona Inserisci.
Visualizza documenti di stampa unione
Word non trasferisce la formattazione dall'origine dati quando si inseriscono campi di unione in un documento. Se vuoi applicare la formattazione come corsivo, grassetto o sottolineato, fallo in Word.
Quando visualizzi il documento con i campi, seleziona le doppie frecce su entrambi i lati del campo a cui vuoi applicare la formattazione. Quando visualizzi i dati uniti nel documento, evidenzia il testo che desideri modificare.
Qualsiasi modifica di formattazione viene applicata a tutti i documenti uniti, non solo al documento di unione in cui è stato modificato.
Anteprima dei documenti uniti
Per visualizzare in anteprima i documenti uniti, vai a Mailings > Anteprima risultati. Questo pulsante funziona come un interruttore a levetta, quindi se vuoi tornare a visualizzare solo i campi e non i dati in essi contenuti, premilo di nuovo.
Naviga tra i documenti uniti utilizzando i pulsanti nella scheda Invii. Sono, da sinistra a destra: Primo record, Registrazione precedente, Vai a registrazione,Prossimo record e Ultimo record.
Prima di unire i documenti, visualizzali in anteprima tutti, o quanti più puoi, per verificare che tutto sia stato unito correttamente. Prestare particolare attenzione alla punteggiatura e alla spaziatura attorno ai dati uniti.
Finalizzazione del documento di stampa unione
Quando sei pronto per unire i documenti, hai due scelte:
- Stampa documenti: Unisci i documenti alla stampante. Se si sceglie questa opzione, i documenti vengono inviati alla stampante senza alcuna modifica. Per fare ciò, seleziona Mailings> Finish & Merge > Stampa documenti.
- Modifica singoli documenti: se è necessario personalizzare alcuni o tutti i documenti (un' alternativa è aggiungere un campo nota nell'origine dati per note personalizzate) o crearne altri modifiche prima di stampare, modificare ogni singolo documento. Per fare ciò, seleziona Mailings > Finish & Merge > Modifica singoli documenti
Qualunque metodo tu scelga, ti viene presentata una finestra di dialogo in cui puoi dire a Word di unire tutti i record, il record corrente o un intervallo di record. Scegli i record che desideri stampare, quindi seleziona OK.
Se desideri unire un intervallo, inserisci il numero iniziale e il numero finale per i record che desideri includere nell'unione, quindi seleziona OK.
