Se trascorri gran parte della tua giornata a gestire la posta elettronica, ci sono molti modi per utilizzare Outlook in modo più efficiente. Modifica le impostazioni predefinite per adattarle al tuo modo di lavorare. Usa una o due scorciatoie da tastiera. Imposta filtri per automatizzare le attività. E assicurati che Outlook funzioni alla massima velocità. Dai un'occhiata ai seguenti suggerimenti e segreti e reclamerai un po' di tempo.
Le istruzioni in questo articolo si applicano a Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 e Outlook per Microsoft 365.
Archivia messaggi con un clic
Fai più velocemente quello che fai così spesso. Imposta azioni con un clic per gestire facilmente le e-mail.
Semplifica le conversazioni
Non riempite le vostre cartelle di posta elettronica con messaggi che sono citati altrove. Scopri come utilizzare Outlook per ripulire automaticamente le e-mail. Outlook sposterà o cancellerà le email ridondanti per te.
Invia nuovamente le email
Invia nuovamente un messaggio di posta elettronica in Outlook per riutilizzarne il contenuto, l'oggetto o i destinatari invece di iniziare con un messaggio vuoto.
Mantieni i file di Outlook piccoli e scattanti
Se vuoi che Outlook sia veloce, mantieni le dimensioni del tuo file PST principale ridotte. Il file PST è il punto in cui Outlook archivia e-mail, contatti, calendari e altro. Un modo per mantenere piccolo il file PST è spostare la vecchia posta in un file di archivio separato, ad esempio.
Imposta una risposta automatica fuori sede o in vacanza
Fai in modo che Outlook risponda per tuo conto quando sei via e non sarai in grado di rispondere alla tua email. Questo ti fa risparmiare tempo non solo quando ti stai riprendendo dopo le vacanze, ma anche ogni singolo giorno lavorativo.
Sposta rapidamente l'e-mail in qualsiasi cartella
Se non hai impostato l'archiviazione con un clic per una cartella, Outlook ha un altro modo per spostare velocemente le email nelle cartelle. Puoi trasferire i messaggi utilizzando la tastiera, ad esempio, o un pratico pulsante sulla barra multifunzione.
Crea e usa modelli e-mail
Quando scrivi messaggi simili a destinatari diversi, salva una di queste email come modello in Outlook per un uso futuro. Invierai la stessa email, o una simile, ripetutamente con una velocità invidiabile.
Cambia il carattere e la dimensione del carattere predefinito di Outlook
Se ritieni che il carattere utilizzato da Outlook quando scrivi un messaggio o leggi un'e-mail sia troppo largo, alto, piccolo, minuscolo, grande o blu, cambialo. Scopri come impostare il carattere preciso, lo stile del carattere e il colore da utilizzare per impostazione predefinita per le e-mail in Outlook.
Elimina e disattiva una conversazione
Quando ti ritrovi a guadare e-mail e conversazioni totalmente irrilevanti, Outlook può aiutarti. Scopri come utilizzare Outlook per eliminare un'intera conversazione e fare in modo che Outlook rimuova automaticamente le email future nello stesso thread.
Filtra automaticamente la posta di un mittente in una cartella specifica
Inizia con qualsiasi email per impostare un filtro di Outlook che sposti automaticamente tutti i messaggi futuri dallo stesso mittente a una cartella specifica.
Trova messaggi correlati
In Outlook, trovare tutti i messaggi correlati è facile. Cerca semplicemente il nome di un contatto o le parole nella riga dell'oggetto. Outlook elenca tutti i messaggi che corrispondono ai termini di ricerca.
Imposta l'account predefinito per le nuove email
Assicurati che i nuovi messaggi che scrivi inizino con l'indirizzo email mittente più probabile selezionato in Outlook.
Cerca all'interno di un messaggio
Vuoi trovare qualcosa in una lunga email? Scopri come utilizzare Outlook per cercare il testo all'interno di un messaggio di posta elettronica.
Pianifica le email da consegnare più tardi
Puoi indicare a Outlook di inviare un messaggio solo entro una certa data. Questo è utile per eventi che si verificano regolarmente, come l'annuncio di una riunione settimanale.
Annulla l'eliminazione rapida di un messaggio
Hai appena eliminato un'e-mail in Outlook che non era pronta per andare alla cartella Posta eliminata? Ecco un modo semplice per recuperare quell'e-mail in un istante.
Imposta liste di distribuzione
Crea le tue mailing list in Outlook e invia messaggi a gruppi di persone facilmente senza dover digitare tutti gli indirizzi email.
Elimina allegati dai messaggi
Mantieni il messaggio; perdere le sue grandi dimensioni. Scopri come utilizzare Outlook per rimuovere i file allegati (dopo averli salvati altrove) dai messaggi di posta elettronica. Puoi ridurre considerevolmente le dimensioni della tua casella di posta.
Trova rapidamente tutta la posta da un mittente
Outlook individua tutti i messaggi di un determinato mittente e te li mostra rapidamente con questo suggerimento.
Imposta una cartella "Tutti i messaggi"
Visualizza tutte le email inviate, ricevute, archiviate e archiviate per un account in un unico posto in Outlook.
Fai inviare la posta in evidenza di Outlook solo a te
Quando sei l'unico destinatario dell'e-mail, il messaggio è in genere più importante che se fossi una di una dozzina di persone. Scopri come Outlook può evidenziare i messaggi che hanno solo te nella riga A.
Modifica messaggi e-mail ricevuti
Invece di inoltrare e-mail a te stesso o prendere appunti altrove in Outlook o eventualmente al di fuori di esso, puoi modificare qualsiasi e-mail ricevuta e aggiungere il tuo testo.
Cc automaticamente: tutta la posta che invii
Outlook può inviare una copia di ogni messaggio che scrivi a un altro indirizzo email.
Espandi Outlook con componenti aggiuntivi che fanno risparmiare tempo
I componenti aggiuntivi come ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen e Auto-Mate possono migliorare il flusso di lavoro di Outlook mettendo le informazioni giuste a portata di mano, filtrando in modo intelligente e automatizzando le attività ripetitive.
