Hai un enorme foglio di calcolo Excel di cui non riesci a fare testa o croce?
È ora di organizzare la tua lista di contatti in un database di Microsoft Access. È molto più facile di quanto tu possa immaginare e sarai sicuramente soddisfatto dei risultati. Questo tutorial ti guiderà attraverso l'intero processo passo dopo passo. Se non hai il tuo foglio di calcolo e vuoi seguire il tutorial, puoi scaricare il file Excel di esempio utilizzato per generare il tutorial.
Crea un nuovo database di Access 2013
A meno che tu non abbia un database esistente che usi per memorizzare le informazioni di contatto, probabilmente vorrai creare un nuovo database da zero. Per fare ciò, seleziona l'icona Blank Desktop Database nella schermata Introduzione a Microsoft Office Access. Ti verrà presentata la schermata sopra. Fornisci un nome al tuo database, seleziona il pulsante Crea e sarai in affari.
Inizia il processo di importazione di Excel
Seleziona la scheda Dati esterni nella parte superiore della schermata di accesso e fai doppio clic sul pulsante Excel per iniziare il processo di importazione di Excel.
Seleziona la sorgente e la destinazione
Successivamente, ti verrà presentata la schermata mostrata sopra. Seleziona il pulsante Sfoglia e vai al file che desideri importare. Una volta individuato il file corretto, seleziona il pulsante Apri.
Nella metà inferiore dello schermo, ti vengono presentate le opzioni di destinazione dell'importazione. In questo tutorial, siamo interessati a convertire un foglio di calcolo Excel esistente in un nuovo database di Access, quindi sceglieremo Importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente Altre opzioni in questa schermata ti consentono di:
- Collega il tuo database a un foglio Excel in modo che le modifiche nel foglio di origine si riflettano nel database.
- Importa i dati in una tabella del database esistente.
Dopo aver selezionato il file e l'opzione corretti, seleziona OK per continuare.
Seleziona intestazioni di colonna
Assicurati che la casella La prima riga contiene intestazioni di colonna sia selezionata se la prima riga del foglio di calcolo contiene nomi di colonne per i dati, come Cognome, Nome e Indirizzo. Questo indicherà ad Access di trattare la prima riga come nomi, piuttosto che come dati effettivi da memorizzare nell'elenco dei contatti.
Seleziona Next per continuare.
Crea qualsiasi indice desiderato
Gli indici di database sono un meccanismo interno che può essere utilizzato per aumentare la velocità con cui Access può trovare informazioni nel tuo database. In questo passaggio puoi applicare un indice a una o più colonne del database. Seleziona semplicemente il menu a discesa Indexed e seleziona l'opzione appropriata.
Tieni presente che gli indici creano molto sovraccarico per il tuo database e aumenteranno la quantità di spazio su disco utilizzato. Per questo motivo, si desidera ridurre al minimo le colonne indicizzate. Nel nostro database, cercheremo molto spesso il cognome dei nostri contatti, quindi creiamo un indice su questo campo. Potremmo avere amici con lo stesso cognome, quindi vogliamo consentire i duplicati qui. Assicurati che la colonna Cognome sia selezionata nella parte inferiore della finestra, quindi seleziona Sì (duplicati OK) dal menu a tendina Indicizzato.
Seleziona Avanti per continuare.
Seleziona una chiave primaria
La chiave primaria viene utilizzata per identificare in modo univoco i record in un database. Il modo più semplice per farlo è lasciare che Access generi una chiave primaria per te. Seleziona l'opzione Let Access aggiungi chiave primaria e premi Next per continuare. Se sei interessato a scegliere la tua chiave primaria, puoi leggere il nostro articolo sulle chiavi del database.
Dai un nome al tuo tavolo
Devi fornire ad Access un nome per fare riferimento alla tua tabella. Inseriscilo nel campo appropriato e seleziona il pulsante Fine.
Visualizza i tuoi dati
Vedrai una schermata intermedia che ti chiede se desideri salvare i passaggi utilizzati per importare i tuoi dati. In caso contrario, vai avanti e seleziona Chiudi.
Tornerai quindi alla schermata principale del database dove potrai visualizzare i tuoi dati semplicemente facendo doppio clic sul nome della tabella nel pannello di sinistra.
Congratulazioni, hai importato con successo i tuoi dati da Excel in Access!
