Da asporto chiave
- I lavoratori spesso svolgono più compiti nelle riunioni e la possibilità che aumenti man mano che una riunione si trascina.
- Non tutto il multitasking è negativo, tuttavia, e il "multitasking positivo" può migliorare la produttività.
- Le piattaforme di lavoro remote potrebbero aggiungere nuove funzionalità che spingono i lavoratori verso attività rilevanti per una riunione.
Se lavori in remoto, ci sono buone probabilità che tu abbia svolto più attività durante una riunione nell'ultima settimana e non sei quasi solo.
Un nuovo documento pubblicato da Microsoft mette i numeri al problema. Sebbene il multitasking fosse raro nelle riunioni brevi e di piccole dimensioni, è salito a livelli quasi universali nelle riunioni che si sono protratte per più di un'ora. Tuttavia, non sono solo cattive notizie: il documento, incentrato sull'uso di Microsoft Teams, suggerisce diversi modi in cui i lavoratori potrebbero migliorare la propria concentrazione.
"FocusAssist per Windows è già stato distribuito e potrebbe essere di grande aiuto in questo caso", ha affermato via e-mail la dott.ssa Mary Czerwinski, ricercatrice partner e responsabile della ricerca presso Microsoft. "La pianificazione del tempo di messa a fuoco tramite Cortana è un' altra opzione disponibile in Outlook."
Che cosa deve fare un lavoratore remoto?
Il multitasking in una riunione è spesso considerato scortese o controproducente e il giornale ha scoperto che a volte ciò si è rivelato vero. Tuttavia, i ricercatori sostengono un punto più complesso. Non tutto il multitasking è negativo e gli strumenti possono essere utilizzati per guidare i lavoratori a distanza verso risultati positivi.
I partecipanti hanno descritto in dettaglio i vantaggi del multitasking positivo in un diario anonimo. "Sono stato meno frustrato dalle riunioni che non mi sono state molto utili", ha detto uno.
Altri hanno affermato di apprezzare la scelta di prestare molta attenzione quando richiesto, per poi concentrarsi altrove quando non lo è. I partecipanti hanno affermato che il multitasking li ha aiutati a trovare informazioni, come file correlati o scambi di e-mail, rilevanti per una riunione.
… una maratona di 80 minuti che provoca gemiti ha una probabilità sei volte maggiore di incoraggiare il multitasking.
Dott. Czerwinski ha affermato che i lavoratori remoti che utilizzano Microsoft Teams o Windows possono rivolgersi a Focus Assist e Focus Time per rimuovere le distrazioni non rilevanti per una riunione e ritagliarsi del tempo per concentrarsi su attività specifiche. Il documento privilegia qualsiasi strumento che respinga le richieste esterne all'attenzione dei lavoratori durante una riunione.
Nuove e migliori funzionalità nelle piattaforme di lavoro a distanza potrebbero andare ancora oltre per incoraggiare un multitasking positivo. Il documento propone una "modalità focus" specifica per la riunione per aiutare i lavoratori a svolgere più attività in modi rilevanti per una riunione, come aprire e-mail o file nell'interfaccia di una riunione anziché in un' altra finestra o programma. Ciò incoraggerebbe il multitasking positivo eliminando le distrazioni che si trovano in altri programmi.
I ricercatori suggeriscono anche strumenti di agenda migliorati che consentono ai lavoratori di abbandonare le riunioni in anticipo o di partecipare a metà riunione se solo parti della riunione sono rilevanti. Questo potrebbe combattere l'arcinemico di ogni intervallo di attenzione: incontri lunghi e noiosi.
I lavoratori remoti si collegano in lunghe riunioni
Il multitasking non era particolarmente comune quando tutte le riunioni erano aggregate: circa il 30% delle riunioni prevedeva il multitasking e-mail e circa il 24% vedeva il multitasking di file.
Ma questo è cambiato con la durata. Non sorprende che le riunioni di durata inferiore a 20 minuti abbiano mostrato pochi casi di multitasking, ma sono aumentate con una velocità scioccante come droga per le riunioni.
Una riunione della durata di 20-40 minuti aveva quasi il doppio delle probabilità di mandare i partecipanti a lottare per altri lavori, e una maratona di 80 minuti che provocava gemiti aveva oltre sei volte più probabilità di vedere i lavoratori distratti.
Anche la dimensione dell'incontro - come in, il numero di persone presenti - è stato cruciale. Gli incontri individuali incoraggiavano il minimo multitasking e una terza persona non cambiava quasi mai il risultato. Ma l'immersione in altre attività è diventata probabile quando più volti sono apparsi in una videochiamata. Il multitasking era più del doppio delle probabilità in una riunione con 10 o più persone.
Un partecipante ha dettagliato una motivazione riconoscibile. "Nei grandi incontri, come i municipi, tendo a fermarmi e ad ascoltare effettivamente quando viene detto qualcosa di interessante", ha detto il partecipante. "Per il resto del tempo, non mi concentro affatto sul lavoro."
I dati includevano un altro risultato più debole ma più sorprendente: le riunioni programmate sono cattive notizie. Una riunione programmata aveva una probabilità circa una volta e mezza più probabile di incoraggiare il multitasking rispetto a una riunione ad hoc. Tra le riunioni programmate, le riunioni ricorrenti erano il terreno più fertile per distrarsi.
"Il modo in cui le riunioni a distanza sono programmate e strutturate sono significativamente associate a quando e in che misura le persone dividono le loro attenzioni", conclude il documento. Quindi, prima di premere Invia per un invito a una riunione della durata di un'ora, riconsidera, a meno che tu non voglia dare ai colleghi il tempo di svuotare la loro casella di posta.
