Fogli di calcolo e database offrono entrambi modi per esaminare i dati. L'approccio utilizzato da ciascuno per raccogliere e condividere tali dati, tuttavia, è piuttosto diverso.
Un foglio di calcolo offre dati quasi strutturati in formato riga e colonna. Tuttavia, i fogli di calcolo non sono correlati tra loro e non richiedono regole sulle informazioni contenute nel foglio di calcolo. Inoltre, i fogli di calcolo non dispongono di sofisticati strumenti di riepilogo e reporting.
I database raccolgono informazioni in modo strutturato e applicano, per impostazione predefinita, regole e relazioni su ciò che entra ed esce. Abbiamo esaminato entrambi per aiutarti a determinare quale sia più adatto alle tue esigenze.
Risultati complessivi
- Contiene celle composte da colonne e righe.
- Esegui calcoli matematici.
- Ordina e filtra i dati.
- Organizza raccolte complesse di dati.
- Controllato da un sistema di gestione di database (DBMS).
- Accedi e gestisci grandi quantità di dati.
Le banche dati supportano la lettura e la scrittura rapida di contenuti in modo automatico. A meno che non utilizzi un sistema homebrew di strumenti trigger come If This Then That, un foglio di calcolo richiede l'inserimento manuale delle informazioni.
Microsoft Excel e Fogli Google sono programmi per fogli di calcolo comunemente usati. Entrambi sono disponibili gratuitamente su computer, tablet e smartphone.
A parte Microsoft Access sul desktop (e cloni come LibreOffice Base), gli strumenti di database più robusti risiedono sui server. Le grandi aziende utilizzano opzioni come Microsoft SQL Server o la suite di server Oracle. Le persone nelle comunità open-source e Linux usano strumenti come MariaDB.
Quando usi un database, generalmente lo abbini a strumenti di supporto. Poiché i database richiedono Structured Query Language per accedere alle informazioni, strumenti come i progettisti di report visivi (come Crystal Reports) o gli strumenti di dashboard (come Tableau) gestiscono sia la generazione SQL che lo sviluppo di report complessi.
Design: analisi e relazioni
- Ottimizzato per una semplice analisi dei dati.
- Capacità di filtraggio limitate.
-
Capacità limitata di confrontare i dati da diverse fonti.
- In grado di collegare le tabelle.
- Potente analisi relazionale.
- Capacità di calcolo limitate.
Se i database o i fogli di calcolo hanno più senso per un determinato scopo deriva da una manciata di caratteristiche del caso d'uso.
Sebbene le formule di ricerca e le regioni con nome leghino insieme alcune parti dei fogli di calcolo, un foglio di calcolo è un set di dati autonomo. Ha una capacità limitata di filtrare e raggruppare diversi fogli di lavoro e file di fogli di calcolo. I fogli di calcolo sono ottimizzati per la finanza e la semplice analisi dei dati. Per un semplice calcolo dei numeri, questo approccio è superiore a un database. Inoltre, i database richiedono più competenze tecniche per l'impostazione e la configurazione.
Tuttavia, non è facile confrontare informazioni da dati diversi in un foglio di calcolo. I database impongono relazioni e supportano le query basate su attributi o sottoinsiemi all'interno di una o più tabelle. I database collegano le tabelle insieme in vari modi ed eseguono statistiche di riepilogo su tali sottoinsiemi e superinsiemi.
Segnalazione: l'aspetto è fondamentale
- Aspetto personalizzabile.
- Facile da creare grafici.
- Funzioni di formattazione avanzate.
- Aspetto formalizzato.
- Semplifica i rapporti.
- Formato rapporto tabellare.
I fogli di calcolo presentano una griglia di informazioni. Il contenuto, la formattazione, l'aspetto e la struttura sono determinati dal proprietario del foglio di calcolo. I database richiedono una struttura formalizzata e separano le informazioni dall'aspetto di tali informazioni.
Un foglio di calcolo è sia le informazioni che il livello di presentazione per tali informazioni. Questo approccio semplifica i report semplici perché i calcoli sono trasparenti per chiunque apra il file. Inoltre, opzioni come linee di regole, ombreggiature, grafici e colori rendono l'output finale come previsto.
Un database emette informazioni in formato tabellare. Qualsiasi formattazione dell'output deve avvenire in un foglio di calcolo o in un altro programma, ad esempio uno strumento di dashboard.
Posizione dei dati: accesso alle informazioni e controllo
- Documenti autonomi.
- Opzioni di sicurezza limitate.
- Un utente alla volta.
- Server di database dedicati.
- Le autorizzazioni aumentano la sicurezza.
- Utenti multipli simultanei.
I fogli di calcolo sono documenti autonomi che risiedono su singoli computer o file server. I database, per la maggior parte, richiedono server di database dedicati. Ciò significa che è più complicato creare un database, ma non puoi archiviarlo in modo errato o eliminarlo accidentalmente.
Sebbene tu possa proteggere con password un foglio di lavoro, generalmente non puoi controllare chi lo visualizza o lo modifica. Con un database, tuttavia, non è possibile visualizzare o modificare i dati a meno che non si disponga dell'autorizzazione. Il database registra qualsiasi visualizzazione e modifica eseguita per rilevabilità futura.
In generale, i fogli di calcolo sono progettati per essere aperti e modificati da una persona alla volta. I database supportano molti utenti che hanno effettuato l'accesso contemporaneamente.
Verdict: il volume dei dati decide
Decidere se utilizzare un'applicazione per fogli di calcolo o un database dipende dalla quantità di dati con cui prevedi di lavorare. I fogli di calcolo sono adeguati per elenchi gestibili di informazioni di base. Tuttavia, se prevedi di archiviare grandi quantità di dati grezzi per un periodo di tempo indeterminato, un database è un utile investimento di tempo e risorse.
