Inserire i dati correttamente in un foglio di calcolo la prima volta evita problemi in seguito e semplifica l'utilizzo di molti degli strumenti e delle funzionalità di Excel come formule e grafici. Questo tutorial copre le cose da fare e da non fare di base per inserire dati in programmi di fogli di calcolo come Excel, Fogli Google e Open Office Calc.
Le istruzioni in questo articolo si applicano a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel per Mac, Excel per Microsoft 365 ed Excel Online.
Panoramica immissione dati Excel
I fogli di lavoro Excel sono potenti strumenti di analisi che archiviano grandi quantità di dati. Assicurati che i tuoi dati vengano visualizzati e analizzati correttamente utilizzando le best practice di Excel per l'immissione dei dati.
Queste sono le cose da fare e da non fare quando si usa Excel:
- Fai pianifica il tuo foglio di calcolo.
- Non lasciare righe o colonne vuote quando si inseriscono dati correlati.
- Fai salva frequentemente e salva in due posizioni.
- Non utilizzare i numeri come intestazioni di colonna e non includere le unità con i dati.
- Non usa i riferimenti di cella e gli intervalli denominati nelle formule.
- Non lasciare le celle contenenti formule sbloccate.
- Fai ordina i tuoi dati.
Pianifica il tuo foglio di calcolo
Quando si inseriscono dati in Excel, è una buona idea pianificare prima di iniziare a digitare. Decidi come verrà utilizzato il foglio di lavoro, i dati che conterrà e cosa verrà fatto con quei dati. Queste decisioni influiscono in modo significativo sul layout finale del foglio di lavoro.
La pianificazione prima della digitazione consente di risparmiare tempo in seguito se il foglio di calcolo deve essere riorganizzato per renderlo più efficiente.
Ecco alcuni punti da considerare quando si pianificano le cartelle di lavoro di Excel:
- Qual è lo scopo del foglio di calcolo?
- Quanti dati conterrà il foglio di calcolo?
- I grafici sono necessari?
- Il foglio di calcolo verrà stampato?
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Lo scopo del foglio di calcolo determina la posizione dei dati, poiché le informazioni più critiche devono essere visibili e facilmente accessibili. Se i tuoi dati richiedono calcoli, i calcoli determinano quali formule e funzioni sono necessarie e dove inserire le formule.
Quanti dati conterranno il foglio di calcolo?
La quantità di dati che il foglio di calcolo conterrà inizialmente e la quantità che verrà aggiunta in seguito determina il numero di fogli di lavoro necessari per la cartella di lavoro.
Ecco alcuni suggerimenti:
- Non diffondere troppo i tuoi dati. Quando i dati sono contenuti in più fogli di lavoro, potrebbe essere difficile trovare informazioni specifiche. Inoltre, i calcoli che si estendono su più fogli di lavoro o cartelle di lavoro influiscono sulle prestazioni di Excel.
- Per i fogli di lavoro di grandi dimensioni, visualizza i totali significativi delle colonne sopra le intestazioni delle colonne, anziché nella parte inferiore del foglio di lavoro per trovare rapidamente le informazioni di riepilogo.
Sono necessari grafici?
Se tutti o parte dei dati verranno utilizzati in uno o più grafici, ciò potrebbe influire sul layout delle informazioni.
Segui queste best practice quando usi i grafici:
- A seconda del tipo di grafico, potrebbe essere necessario raggruppare i dati in modo diverso. Ad esempio, crea un'area di riepilogo per i grafici a torta.
- Per fogli di lavoro di grandi dimensioni, sposta i grafici in pagine separate in modo che i fogli di lavoro non siano affollati di dati e immagini.
Il foglio di calcolo verrà stampato?
Il modo in cui organizzi i dati dipende da come verranno stampati i dati. Verranno stampati tutti i dati o solo alcuni dei dati? I dati verranno stampati in formato verticale o orizzontale?
Quando stampi i fogli di lavoro, tieni a mente questi suggerimenti:
- Se il foglio di lavoro viene stampato utilizzando la visualizzazione verticale su carta formato Lettera (8,5" x 11"), posizionare la maggior parte dei dati in righe sotto alcune colonne. In questo modo, le intestazioni sono visibili su un foglio.
- Se il foglio di lavoro viene stampato su più fogli, stampa le intestazioni delle colonne nella parte superiore di ogni pagina. Le intestazioni delle colonne forniscono una panoramica dei dati e rendono i dati più accessibili e facili da leggere.
- Se vengono stampate più colonne di dati, usa il layout orizzontale per mantenere tutte le intestazioni su una pagina. Anche in questo caso, se sono necessari più fogli, stampa le intestazioni delle colonne nella parte superiore di ogni pagina.
- Se il foglio di lavoro contiene grafici, sposta i grafici su un foglio separato prima di stampare la cartella di lavoro.
Non lasciare righe o colonne vuote durante l'immissione di dati correlati
Le righe o le colonne vuote nelle tabelle di dati o nei relativi intervalli di dati rendono difficile l'utilizzo corretto di molte delle funzioni di Excel come grafici, tabelle pivot e funzioni specifiche.
Anche le celle vuote di una riga o di una colonna contenenti dati possono causare problemi, come mostrato nell'immagine sottostante.
L'assenza di spazi vuoti aiuta Excel a rilevare e selezionare i dati correlati quando si utilizza una gamma di funzioni come l'ordinamento, il filtraggio o la somma automatica.
Quando si desidera suddividere i dati per facilitarne la lettura, utilizzare i bordi o formattare intestazioni ed etichette. Usa segnali visivi come testo in grassetto, linee e colore delle celle per separare ed evidenziare i dati.
Segui questi suggerimenti quando lavori con i dati in righe e colonne:
- Inserisci un'intestazione descrittiva in cima alla prima colonna della tabella con i dati sotto di essa.
- Se sono presenti più serie di dati, elencale una dopo l' altra in colonne (da sinistra a destra) con il titolo di ciascuna serie di dati in alto.
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Sebbene sia essenziale tenere insieme i dati correlati, è anche utile separare intervalli di dati non correlati. Lascia colonne o righe vuote tra diversi intervalli di dati o altri dati nel foglio di lavoro in modo che Excel selezioni gli intervalli o le tabelle di dati correlati corretti.
Salva frequentemente
L'importanza di salvare spesso il tuo lavoro non può essere sopravvalutata o dichiarata troppo spesso. Se utilizzi un foglio di lavoro basato sul Web come Fogli Google o Excel Online, il salvataggio non è un problema. Questi programmi non hanno un'opzione di salvataggio. Invece, i fogli di calcolo vengono salvati automaticamente sul tuo account cloud con la funzione di salvataggio automatico.
Per i programmi di fogli di calcolo desktop, salva il lavoro dopo due o tre modifiche. Ad esempio, salva dopo aver aggiunto i dati, formattato le intestazioni di colonna o inserito una formula. Come minimo, salva il tuo lavoro ogni due o tre minuti.
Anche se la stabilità dei computer e del software per computer è migliorata drasticamente nel tempo, il software continua a bloccarsi, si verificano interruzioni di corrente e altre persone a volte inciampano nel cavo di alimentazione e lo estraggono dalla presa a muro. E quando si verificano incidenti, la perdita di dati aumenta il tuo carico di lavoro mentre ricostruisci ciò che hai già fatto.
Excel ha una funzione di salvataggio automatico, che di solito funziona molto bene, ma non dovresti fare affidamento su di essa. Prendi l'abitudine di proteggere i tuoi dati con frequenti salvataggi.
Scorciatoia per salvare
Non è necessario spostare il mouse sulla barra multifunzione e fare clic sulle icone per salvare il lavoro. Invece, prendi l'abitudine di salvare usando la combinazione di scorciatoie da tastiera. Quando vuoi salvare il tuo foglio di lavoro, premi Ctrl+ S.
Salva in due posti
È anche importante salvare i tuoi dati in due posizioni diverse. La seconda posizione è un backup. Il miglior backup è quello che si trova in una posizione fisica diversa dall'originale.
Quando salvi una copia di backup delle tue cartelle di lavoro, considera di salvare i file sul tuo account cloud. Quando le cartelle di lavoro sono archiviate sul tuo computer e nel cloud, non solo avrai una copia di backup nel cloud, ma il cloud è progettato con backup ridondanti, il che significa che i tuoi dati vengono archiviati su più server.
Backup basati su cloud
Ancora una volta, fare un backup non deve essere un'attività che richiede molto tempo.
Se la sicurezza non è un problema, ad esempio se il foglio di lavoro è un elenco dei tuoi DVD, probabilmente è sufficiente inviarne una copia via email. Se la sicurezza è un problema, l'archiviazione su cloud è un'opzione.
Nel caso dei fogli di calcolo online, i proprietari del programma eseguono il backup dei loro server e questo include tutti i dati degli utenti. Ma per sicurezza, scarica una copia del file sul tuo computer.
Non utilizzare numeri come intestazioni di colonna e non includere unità con i dati
Usa le intestazioni nella parte superiore delle colonne e all'inizio delle righe per identificare i tuoi dati, le intestazioni semplificano le operazioni come l'ordinamento. Ma non utilizzare numeri come 2012, 2013 e così via come intestazioni.
Come mostrato nell'immagine sopra, le intestazioni di colonna e riga che sono numeri possono essere inavvertitamente incluse nei calcoli. Se le formule contengono funzioni che selezionano automaticamente l'intervallo di dati per l'argomento della funzione, ad esempio Somma automatica, i numeri nelle intestazioni delle colonne causeranno un problema.
In genere, tali funzioni, che includono anche AutoMax e AutoAverage, cercheranno prima colonne di numeri e poi cercheranno a sinistra una riga di numeri. Tutte le intestazioni che sono numeri verranno incluse nell'intervallo selezionato.
I numeri utilizzati come intestazioni di riga possono essere scambiati per un' altra serie di dati se selezionati come parte di un intervallo per un grafico anziché come etichette degli assi.
Formatta i numeri nelle celle di intestazione come testo o crea etichette di testo facendo precedere ogni numero con un apostrofo (') come '2012 e '2013. L'apostrofo non viene visualizzato nella cella, ma cambia il numero in dati di testo.
Mantieni le unità nelle intestazioni
Non inserire valuta, temperatura, distanza o altre unità in ciascuna cella con i dati numerici. In tal caso, è possibile che Excel o Fogli Google visualizzino tutti i tuoi dati come testo.
Invece, posiziona le unità nelle intestazioni nella parte superiore della colonna per assicurarti che tali intestazioni siano in formato testo e non creino problemi.
Testo a sinistra, numeri a destra
Un modo rapido per sapere se hai dati di testo o numerici è controllare l'allineamento dei dati in una cella. Per impostazione predefinita, i dati di testo sono allineati a sinistra in Excel e Fogli Google e i dati numerici sono allineati a destra in una cella.
Anche se questo allineamento predefinito può essere modificato, la formattazione dovrebbe essere applicata dopo che tutti i dati e le formule sono stati inseriti. L'allineamento predefinito ti dà un'idea se i dati sono formattati correttamente nel foglio di lavoro.
Simboli di percentuale e valuta
La procedura migliore per inserire i dati in un foglio di lavoro consiste nell'inserire il numero normale e quindi formattare la cella per visualizzare il numero correttamente, ad esempio come percentuale o come valuta.
Excel e Fogli Google riconoscono i simboli di percentuale che vengono digitati in una cella insieme al numero. Queste app accettano anche simboli di valuta comuni, come il simbolo del dollaro ($) o il simbolo della sterlina britannica (£) se li digiti in una cella insieme ai dati numerici, ma altri simboli di valuta, come il Rand sudafricano (R), viene interpretato come testo.
Per evitare potenziali problemi, inserisci l'importo e quindi formatta la cella per la valuta anziché digitare il simbolo della valuta.
Utilizzare riferimenti di cella e intervalli denominati nelle formule
Sia i riferimenti di cella che gli intervalli denominati possono essere e devono essere utilizzati nelle formule per mantenere le formule e l'intero foglio di lavoro privi di errori e aggiornati.
I riferimenti di cella sono una combinazione della lettera della colonna e del numero di riga di una cella, come A1, B23 e W987. I riferimenti di cella identificano la posizione dei dati in un foglio di lavoro.
Un intervallo denominato o un nome definito è simile a un riferimento di cella in quanto viene utilizzato per identificare una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro.
Riferimento ai dati nelle formule
Le formule vengono utilizzate in Excel per eseguire calcoli come addizioni o sottrazioni.
Se i numeri effettivi sono in formule come:
=5 + 3
Ogni volta che i dati cambiano, devi modificare la formula. Quindi se i nuovi numeri sono 7 e 6, la formula diventa:
=7 + 6
In alternativa, se inserisci i dati nelle celle del foglio di lavoro, utilizza i riferimenti di cella o i nomi di intervallo nella formula anziché i numeri.
Se inserisci il numero 5 nella cella A1 e 3 nella cella A2, la formula diventa:
=LA1 + LA2
Per aggiornare i dati, cambierai il contenuto delle celle A1 e A2, ma manterrai la formula così com'è. Excel aggiorna automaticamente i risultati della formula.
Questo metodo è utile quando il foglio di lavoro contiene formule complicate e quando più formule fanno riferimento agli stessi dati. Quindi cambierai solo i dati in una posizione, che a sua volta aggiorna le formule che fanno riferimento ad essi.
I riferimenti alle celle e gli intervalli denominati rendono anche i fogli di lavoro più sicuri proteggendo le formule da modifiche accidentali e lasciando accessibili le celle di dati che cambiano.
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Un' altra caratteristica di Excel e Fogli Google è che i riferimenti di cella oi nomi di intervallo possono essere inseriti nelle formule utilizzando il puntamento che implica il clic su una cella per inserire il riferimento nella formula. Il puntamento riduce la possibilità di errori causati dalla digitazione del riferimento di cella errato o dall'ortografia errata del nome di un intervallo.
Usa intervalli nominati per selezionare i dati
Assegnare un nome a un'area di dati correlati semplifica la selezione dei dati che verranno ordinati o filtrati.
Se la dimensione di un'area dati cambia, modificare l'intervallo denominato con il Gestore nomi.
Non lasciare celle contenenti formule sbloccate
Dopo aver speso così tanto tempo per correggere le formule e utilizzare i riferimenti di cella appropriati, molte persone commettono l'errore di lasciare quelle formule vulnerabili a modifiche accidentali o non intenzionali.
Blocca le celle contenenti le tue formule se utilizzi riferimenti di cella o intervalli denominati. Se necessario, proteggi le celle con password per mantenerle al sicuro.
Allo stesso tempo, lascia sbloccate le celle contenenti i dati in modo che gli utenti possano inserire le modifiche e mantenere aggiornato il foglio di calcolo.
La protezione di un foglio di lavoro o di una cartella di lavoro è un processo in due fasi:
- Assicurati che le celle corrette siano bloccate.
- Proteggi il foglio di lavoro aggiungendo una password.
Ordina i tuoi dati
Ordina i tuoi dati dopo aver finito di inserirli. Lavorare con piccole quantità di dati non ordinati in Excel o Fogli Google di solito non è un problema, ma man mano che il foglio di lavoro diventa più grande, diventa difficile lavorarci in modo efficiente.
I dati ordinati sono più facili da comprendere e analizzare. Alcune funzioni e strumenti, come CERCA. VERT e SUBTOTALE, richiedono dati ordinati per restituire risultati accurati.
Inoltre, ordina i tuoi dati in modi diversi per individuare tendenze che all'inizio non sono evidenti.
Seleziona i dati da ordinare
Excel deve conoscere l'intervallo esatto che devi ordinare e identifica le aree di dati correlati se sono presenti:
- Nessuna riga o colonna vuota all'interno di un'area di dati correlati.
- Righe e colonne vuote tra aree di dati correlati.
Excel determina anche se l'area dati ha nomi di campo ed esclude quella riga dall'ordinamento.
Tuttavia, consentire a Excel di selezionare l'intervallo per l'ordinamento può essere rischioso soprattutto con grandi quantità di dati difficili da controllare.
Usa i nomi per selezionare i dati
Per assicurarti che siano selezionati i dati corretti, evidenzia l'intervallo prima di iniziare l'ordinamento. Se prevedi di ordinare ripetutamente lo stesso intervallo di dati, l'approccio migliore è assegnargli un nome.
Quando si ordina un intervallo di dati denominato, digitare il nome nella casella Nome o selezionarlo dall'elenco a discesa associato. Excel evidenzia automaticamente l'intervallo di dati corretto nel foglio di lavoro.
Ordinamento di righe e colonne nascoste
Excel non include righe e colonne nascoste di dati durante l'ordinamento, quindi queste righe e colonne devono essere scoperte prima che l'ordinamento abbia luogo. Ad esempio, se la riga 7 è nascosta all'interno di un intervallo di dati che verranno ordinati, rimarrà come la riga 7 e non verrà spostata nella posizione corretta nei dati ordinati.
Lo stesso vale per le colonne di dati. L'ordinamento per righe comporta il riordino delle colonne di dati, ma se la colonna B è nascosta prima dell'ordinamento, rimarrà come la colonna B dopo l'ordinamento.
Memorizza numeri come numeri
Controlla che tutti i numeri siano formattati come numeri. Se i risultati non sono quelli previsti, la colonna potrebbe contenere numeri memorizzati come testo e non come numeri. Ad esempio, i numeri negativi importati da alcuni sistemi contabili o un numero inserito con un apostrofo iniziale (') vengono memorizzati come testo.
Quando i dati vengono ordinati rapidamente con il pulsante A-Z o Z-A, le cose potrebbero andare storte. Se nei dati è presente una riga vuota o colonne vuote, alcuni dati verranno ordinati e altri no. Il modo più semplice per assicurarsi di aver selezionato l'intervallo di dati corretto prima dell'ordinamento è assegnargli un nome.
Se viene selezionata una singola cella, Excel estende la selezione a un intervallo (molto simile a premere Ctrl+ Shift+ 8 ) delimitato da una o più colonne e righe vuote. Quindi esamina la prima riga nell'intervallo selezionato per determinare se contiene o meno informazioni di intestazione.
Le intestazioni di colonna devono soddisfare linee guida rigorose prima che Excel le riconosca come intestazione. Ad esempio, se ci sono celle vuote nella riga di intestazione, Excel potrebbe pensare che non sia un'intestazione. Allo stesso modo, se la riga di intestazione è formattata come le altre righe nell'intervallo di dati, Excel potrebbe non riconoscere l'intestazione. Inoltre, se una tabella di dati è composta da testo e la riga di intestazione non contiene altro che testo, Excel non riconoscerà la riga di intestazione; la riga di intestazione ha l'aspetto di un' altra riga di dati in Excel.
Excel esegue l'ordinamento solo dopo che l'intervallo è stato selezionato ed Excel determina se è presente una riga di intestazione. I risultati dell'ordinamento dipendono dal fatto che Excel abbia ottenuto correttamente sia la selezione dell'intervallo che la determinazione della riga di intestazione. Ad esempio, se Excel non ritiene che ci sia una riga di intestazione, l'intestazione viene ordinata nel corpo dei dati.
Per assicurarti che il tuo intervallo di dati sia riconosciuto correttamente, usa Ctrl+ Shift+ 8scorciatoia per vedere cosa seleziona Excel. Se non corrisponde alle tue aspettative, modifica il carattere dei dati nella tabella o seleziona l'intervallo di dati prima di utilizzare la finestra di dialogo Ordina.
Per assicurarti che le intestazioni vengano riconosciute correttamente, usa Ctrl+ Shift+ 8 scorciatoia per selezionare l'intervallo di dati, quindi guarda la prima riga. Se l'intestazione ha celle vuote tra quelle selezionate nella prima riga, la prima riga è formattata proprio come la seconda riga, oppure hai selezionato più di una riga di intestazione, quindi Excel presume che non ci siano righe di intestazione. Per correggere questo problema, apporta le modifiche nella riga dell'intestazione per assicurarti che Excel le riconosca.
Se la tua tabella di dati utilizza intestazioni a più righe, Excel potrebbe avere difficoltà a riconoscerle. Il problema è aggravato quando ti aspetti che Excel includa righe vuote in quell'intestazione; semplicemente non può farlo automaticamente. È tuttavia possibile selezionare le righe da ordinare prima di eseguire l'ordinamento. In altre parole, sii specifico in ciò che desideri ordinare da Excel; non lasciare che Excel faccia le ipotesi per te.
Memorizza date e orari come testo
Se i risultati dell'ordinamento per data non risultano come previsto, i dati nella colonna contenente la chiave di ordinamento potrebbero contenere date o orari memorizzati come dati di testo anziché come numeri (le date e gli orari sono dati numerici formattati).
Nell'immagine sopra, il record di A. Peterson è finito in fondo alla lista, quando, in base alla data del prestito 5 novembre 2014, dovrebbe essere superiore a quello di A. Wilson, che anche ha una data di prestito del 5 novembre. Il motivo dei risultati imprevisti è che la data di prestito di A. Peterson è stata memorizzata come testo, piuttosto che come numero.
Dati misti e ordinamenti rapidi
Quando si utilizza il metodo di ordinamento rapido con record contenenti testo e dati numerici, Excel ordina il numero e i dati di testo separatamente, posizionando i record con dati di testo in fondo all'elenco ordinato.
Excel potrebbe anche includere le intestazioni di colonna nei risultati dell'ordinamento, interpretandole come solo un' altra riga di dati di testo anziché come nomi di campo per la tabella di dati.
Ordina avvisi
Quando si utilizza la finestra di dialogo Ordina, anche per gli ordinamenti su una colonna, Excel potrebbe visualizzare un avviso che ha rilevato dati memorizzati come testo e fornire queste opzioni:
- Ordina qualsiasi cosa che assomigli a un numero come un numero.
- Ordina numeri e numeri memorizzati come testo separatamente.
La prima opzione colloca i dati di testo nella posizione corretta dei risultati dell'ordinamento. La seconda opzione posiziona i record contenenti dati di testo in fondo ai risultati di ordinamento, proprio come avviene con gli ordinamenti rapidi.
