Quando hai grandi quantità di dati, può essere schiacciante se non è ordinato correttamente nella tua cartella di lavoro. Scopri diversi metodi per ordinare i dati in Excel per aumentare la produttività e semplificare la gestione dei fogli di calcolo.
Le istruzioni in questo articolo si applicano a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel per Microsoft 365, Excel Online ed Excel per Mac.
Seleziona i dati da ordinare
Prima che i dati possano essere ordinati, Excel deve conoscere l'intervallo esatto da ordinare. Excel selezionerà le aree di dati correlati purché i dati soddisfino queste condizioni:
- Non ci sono righe o colonne vuote in un'area di dati correlati.
- Le righe e le colonne vuote si trovano tra aree di dati correlati.
Excel determina se l'area dati ha nomi di campo ed esclude la riga dai record da ordinare. Consentire a Excel di selezionare l'intervallo da ordinare può essere rischioso, soprattutto con grandi quantità di dati difficili da controllare.
Per assicurarti che siano selezionati i dati corretti, evidenzia l'intervallo prima di iniziare l'ordinamento. Se lo stesso intervallo verrà ordinato ripetutamente, l'approccio migliore è assegnargli un Nome.
Chiave di ordinamento e ordinamento in Excel
L'ordinamento richiede l'uso di una chiave di ordinamento e di un ordinamento. La chiave di ordinamento è costituita dai dati nella colonna o nelle colonne che si desidera ordinare ed è identificata dall'intestazione della colonna o dal nome del campo. Nell'immagine sottostante, le chiavi di ordinamento possibili sono ID studente, Nome, Età, Programma e Mese di inizio.
Ordina i dati velocemente
Per eseguire un ordinamento rapido, seleziona una singola cella nella colonna contenente la chiave di ordinamento. Quindi scegli come vuoi che i dati vengano ordinati. Ecco come:
- Seleziona una cella nella colonna contenente la chiave di ordinamento.
- Seleziona Casa.
- Seleziona Ordina e filtra per aprire il menu a discesa delle opzioni di ordinamento.
- Scegli come vuoi ordinare i dati. Seleziona l'ordine crescente o decrescente.
Quando si utilizza Ordina e filtra, le opzioni di ordinamento nell'elenco a discesa cambiano a seconda del tipo di dati nell'intervallo selezionato. Per i dati di testo, le opzioni sono Ordina dalla A alla Z e Ordina dalla Z alla A. Per i dati numerici, le opzioni sono Ordina dal più piccolo al più grande e Ordina dal più grande al più piccolo.
Ordina più colonne di dati in Excel
Oltre a eseguire un ordinamento rapido basato su una singola colonna di dati, la funzione di ordinamento personalizzato di Excel ti consente di ordinare su più colonne definendo più chiavi di ordinamento. Negli ordinamenti a più colonne, le chiavi di ordinamento vengono identificate selezionando le intestazioni di colonna nella finestra di dialogo Ordina.
Come per un ordinamento rapido, le chiavi di ordinamento sono definite identificando le intestazioni delle colonne oi nomi dei campi, nella tabella contenente la chiave di ordinamento.
Esempio di ordinamento su più colonne
Nell'esempio seguente, i dati nell'intervallo da A2 a E12 sono ordinati su due colonne di dati. I dati vengono prima ordinati per nome e poi per età.
Per ordinare più colonne di dati:
- Evidenzia l'intervallo di celle da ordinare. In questo esempio vengono selezionate le celle da A2 a E12.
- Seleziona Casa.
- Seleziona Ordina e filtra per aprire l'elenco a discesa.
- Seleziona Ordinamento personalizzato per aprire la finestra di dialogo Ordina.
- Metti un segno di spunta accanto a I miei dati hanno intestazioni.
- Sotto l'intestazione Colonna, seleziona Ordina per freccia giù e scegli Nome dall'elenco a discesa per prima ordinare i dati dalla colonna Nome.
- Sotto l'intestazione Ordina in base, lascia l'impostazione su Valori cella. L'ordinamento si basa sui dati effettivi nella tabella.
- Sotto l'intestazione Ordine, seleziona la freccia giù e scegli da Z a A per ordinare i dati del nome in ordine decrescente.
- Seleziona Aggiungi livello per aggiungere una seconda opzione di ordinamento.
- Sotto l'intestazione Colonna, seleziona Quindi con la freccia giù e scegli Età per ordinare i record con nomi duplicati in base alla colonna Età.
- Sotto l'intestazione dell'ordine, scegli da dal più grande al più piccolo dall'elenco a discesa per ordinare i dati sull'età in ordine decrescente.
- Seleziona OK per chiudere la finestra di dialogo e ordinare i dati.
Come risultato della definizione di una seconda chiave di ordinamento, mostrata nell'esempio seguente, i due record con valori identici per il campo Nome vengono ordinati in ordine decrescente utilizzando il campo Età. Ciò si traduce nel record per lo studente Wilson J., 21 anni, prima del record per Wilson P., 19 anni.
La prima riga: intestazioni di colonna o dati
L'intervallo di dati selezionato per l'ordinamento nell'esempio sopra includeva le intestazioni di colonna sopra la prima riga di dati. Questa riga contiene dati diversi dai dati nelle righe successive. Excel ha determinato che la prima riga contiene le intestazioni delle colonne e ha modificato le opzioni disponibili nella finestra di dialogo Ordina per includerle.
Excel utilizza la formattazione per determinare se una riga contiene intestazioni di colonna. Nell'esempio sopra, le intestazioni delle colonne hanno un carattere diverso dai dati nel resto delle righe.
Se la prima riga non contiene intestazioni, Excel utilizza la lettera della colonna (come la colonna D o la colonna E) come scelte nell'opzione Colonna della finestra di dialogo Ordina.
Excel usa questa differenza per determinare se la prima riga è una riga di intestazione. Se Excel commette un errore, la finestra di dialogo Ordina contiene una casella di controllo I miei dati hanno intestazioni che sovrascrive questa selezione automatica.
Ordina i dati per data o ora in Excel
Oltre a ordinare i dati di testo in ordine alfabetico o numeri dal più grande al più piccolo, le opzioni di ordinamento di Excel includono l'ordinamento dei valori di data. Gli ordinamenti disponibili disponibili per le date includono:
- Ordine crescente: dal meno recente al più recente.
- Ordine decrescente: dal più recente al meno recente.
Finestra di dialogo Ordinamento rapido e ordinamento
Le date e gli orari formattati come dati numerici, come la data di prestito nell'esempio sopra, utilizzano il metodo di ordinamento rapido per ordinare su una singola colonna. Per gli ordinamenti che coinvolgono più colonne di date o orari, utilizzare la finestra di dialogo Ordina allo stesso modo dell'ordinamento di più colonne di numeri o dati di testo.
Ordina per data Esempio
Per eseguire un rapido ordinamento per data in ordine crescente, dal meno recente al più recente:
- Evidenzia l'intervallo di celle da ordinare. Per seguire l'esempio sopra, evidenzia le celle da G2 a K7.
- Seleziona Casa.
- Seleziona Ordina e filtra per aprire l'elenco a discesa.
- Seleziona Ordinamento personalizzato per aprire la finestra di dialogo Ordina.
- Sotto l'intestazione Colonna, seleziona Ordina per freccia giù e scegli Preso in prestito per ordinare prima i dati in base alla data presa in prestito.
- Sotto l'intestazione Ordina in base, scegli Cell Values. L'ordinamento si basa sui dati effettivi nella tabella.
- Sotto l'intestazione Ordina ordine, scegli Dal più vecchio al più nuovo dall'elenco a discesa.
- Seleziona OK nella finestra di dialogo per chiudere la finestra di dialogo e ordinare i dati.
Se i risultati dell'ordinamento per data non risultano come previsto, i dati nella colonna contenente la chiave di ordinamento potrebbero contenere date o orari memorizzati come dati di testo anziché come numeri (le date e gli orari sono solo dati numerici formattati).
Dati misti e ordinamenti rapidi
Quando si utilizza il metodo di ordinamento rapido, se i record contenenti dati di testo e numerici vengono mischiati insieme, Excel ordina il numero e i dati di testo separatamente posizionando i record con dati di testo in fondo all'elenco ordinato.
Excel potrebbe anche includere le intestazioni di colonna nei risultati dell'ordinamento, interpretandole come solo un' altra riga di dati di testo anziché come nomi di campo per la tabella di dati.
Possibile avviso di ordinamento
Se viene utilizzata la finestra di dialogo Ordina, anche per gli ordinamenti su una colonna, Excel potrebbe visualizzare un messaggio che avvisa che ha incontrato dati memorizzati come testo e ti dà la possibilità di:
- Ordina qualsiasi cosa che assomigli a un numero come un numero.
- Ordina numeri e numeri memorizzati come testo separatamente.
Se scegli la prima opzione, Excel tenta di posizionare i dati di testo nella posizione corretta dei risultati di ordinamento. Scegli la seconda opzione ed Excel posiziona i record contenenti dati di testo in fondo ai risultati dell'ordinamento, proprio come fa con gli ordinamenti rapidi.
Ordina i dati per giorni della settimana o per mesi in Excel
Puoi anche ordinare i dati per giorni della settimana o per mesi dell'anno utilizzando lo stesso elenco personalizzato integrato utilizzato da Excel per aggiungere giorni o mesi a un foglio di lavoro utilizzando il quadratino di riempimento. Questi elenchi consentono l'ordinamento cronologico per giorni o mesi anziché in ordine alfabetico.
Come con altre opzioni di ordinamento, l'ordinamento dei valori in base a un elenco personalizzato può essere visualizzato in ordine crescente (da domenica a sabato o da gennaio a dicembre) o decrescente (da sabato a domenica o da dicembre a gennaio).
Nell'immagine sopra, sono stati seguiti i seguenti passaggi per ordinare il campione di dati nell'intervallo da A2 a E12 per mesi dell'anno:
- Evidenzia l'intervallo di celle da ordinare.
- Seleziona Casa.
- Seleziona Ordina e filtra per aprire l'elenco a discesa.
- Seleziona Ordinamento personalizzato per aprire la finestra di dialogo Ordina.
- Sotto l'intestazione Colonna, scegli Inizio mese dall'elenco a discesa per ordinare i dati in base ai mesi dell'anno.
- Sotto l'intestazione Ordina in base, seleziona Cell Values. L'ordinamento si basa sui dati effettivi nella tabella.
- Sotto l'intestazione Ordine, seleziona la freccia giù accanto all'opzione predefinita dalla A alla Z per aprire il menu a discesa.
- Scegli Elenco personalizzato per aprire la finestra di dialogo Elenchi personalizzati.
- Nella finestra a sinistra della finestra di dialogo, seleziona Gennaio, febbraio, marzo, aprile.
- Seleziona OK per confermare la selezione e tornare alla finestra di dialogo Ordina.
- L'elenco scelto (gennaio, febbraio, marzo, aprile) viene visualizzato sotto l'intestazione dell'ordine.
- Seleziona OK per chiudere la finestra di dialogo e ordinare i dati per mesi dell'anno.
Per impostazione predefinita, gli elenchi personalizzati vengono visualizzati solo in ordine crescente nella finestra di dialogo Elenchi personalizzati. Per ordinare i dati in ordine decrescente utilizzando un elenco personalizzato dopo aver selezionato l'elenco desiderato in modo che venga visualizzato sotto l'intestazione Ordine nella finestra di dialogo Ordina:
- Seleziona la freccia in basso accanto all'elenco visualizzato, ad esempio Gennaio, febbraio, marzo, aprile per aprire il menu a discesa.
- Nel menu, seleziona l'opzione dell'elenco personalizzato visualizzata in ordine decrescente, ad esempio dicembre, novembre, ottobre, settembre.
- Fai clic su OK per ordinare i dati in ordine decrescente utilizzando l'elenco personalizzato.
Ordina per righe per riordinare le colonne in Excel
Come mostrato con le opzioni di ordinamento precedenti, i dati vengono normalmente ordinati utilizzando intestazioni di colonna o nomi di campo. Il risultato è il riordino di intere righe o record di dati. Un'opzione di ordinamento meno nota e quindi meno utilizzata in Excel è l'ordinamento per riga, che ha l'effetto di riorganizzare l'ordine delle colonne da sinistra a destra in un foglio di lavoro.
Uno dei motivi per ordinare per riga è far corrispondere l'ordine delle colonne tra diverse tabelle di dati. Con le colonne nello stesso ordine da sinistra a destra, è più facile confrontare i record o copiare e spostare i dati tra le tabelle.
Personalizza l'ordine delle colonne
Molto raramente, tuttavia, ottenere le colonne nell'ordine corretto è un compito semplice a causa delle limitazioni delle opzioni di ordinamento ascendente e discendente per i valori. Di solito, è necessario utilizzare un ordinamento personalizzato ed Excel include opzioni per l'ordinamento per cella o colore del carattere o per icone di formattazione condizionale.
Il modo più semplice per indicare a Excel l'ordine delle colonne è aggiungere una riga sopra o sotto la tabella dati contenente numeri che indicano l'ordine delle colonne da sinistra a destra. L'ordinamento per righe diventa quindi una semplice questione di ordinare le colonne dalla più piccola alla più grande in base alla riga contenente i numeri.
Una volta terminato l'ordinamento, la riga di numeri aggiunta può essere facilmente eliminata.
Ordina per righe Esempio
Nell'esempio di dati utilizzato per questa serie sulle opzioni di ordinamento di Excel, la colonna ID studente è sempre stata la prima a sinistra, seguita da Nome e poi Età.
In questo caso, come mostrato nell'immagine sopra, sono stati aggiunti numeri alle colonne per preparare il foglio di lavoro per riordinare le colonne in modo che la colonna Programma sia prima a sinistra seguita da Inizio mese, Nome, Età, e ID studente.
Ecco come modificare l'ordine delle colonne:
- Inserisci una riga vuota sopra la riga contenente i nomi dei campi.
- In questa nuova riga, inserisci i seguenti numeri da sinistra a destra partendo dalla colonna A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Evidenzia l'intervallo da ordinare. In questo esempio, evidenzia da A2 a E13.
- Seleziona Casa.
- Seleziona Ordina e filtra per aprire l'elenco a discesa.
- Seleziona Ordinamento personalizzato per aprire la finestra di dialogo Ordina.
- Seleziona Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento.
- Nella sezione Orientamento, seleziona Ordina da sinistra a destra per ordinare le colonne da sinistra a destra nel foglio di lavoro.
- Seleziona OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento.
- Con la modifica di Orientamento, l'intestazione Colonna nella finestra di dialogo Ordina cambia in Riga.
- Seleziona Ordina per freccia giù e scegli Riga 2. Questa è la riga contenente i numeri personalizzati.
- Sotto l'intestazione Ordina in base, scegli Cell Values.
- Sotto l'intestazione dell'ordine, scegli da dal più piccolo al più grande dall'elenco a discesa per ordinare i numeri nella riga 2 in ordine crescente.
- Seleziona OK per chiudere la finestra di dialogo e ordinare le colonne da sinistra a destra in base ai numeri nella riga 2.
- L'ordine delle colonne inizia con Programma seguito da Inizio mese, Nome, Età e ID studente.
Utilizza le opzioni di ordinamento personalizzato di Excel per riordinare le colonne
Mentre gli ordinamenti personalizzati sono disponibili nella finestra di dialogo Ordina in Excel, queste opzioni non sono facili da usare quando si tratta di riordinare le colonne in un foglio di lavoro. Le opzioni per la creazione di un ordinamento personalizzato disponibili nella finestra di dialogo Ordina consentono di ordinare i dati per colore della cella, colore del carattere e icona.
A meno che a ciascuna colonna sia già stata applicata una formattazione univoca, ad esempio caratteri o colori delle celle diversi, tale formattazione deve essere aggiunta alle singole celle nella stessa riga per riordinare ciascuna colonna.
Ad esempio, per utilizzare il colore del carattere per riordinare le colonne:
- Seleziona ogni nome di campo e cambia il colore del carattere per ciascuno. Ad esempio, cambia Programma in rosso, Inizio mese in verde, Nome in blu, Età in arancione e ID studente in viola.
- Nella finestra di dialogo Ordina, seleziona Ordina per e scegli Riga 2.
- Sotto l'intestazione Ordina per, scegli Colore carattere.
- Sotto l'intestazione Ordine, imposta manualmente l'ordine dei colori dei nomi dei campi in modo che corrisponda all'ordine delle colonne desiderato.
- Dopo l'ordinamento, reimposta il colore del carattere per ogni nome di campo.
