Nonostante la proliferazione dei metodi di comunicazione online, l'e-mail rimane la più popolare, con quasi 300 miliardi di e-mail inviate ogni giorno nel 2019. Che tu sia nuovo di zecca nell'e-mail o che lo utilizzi da decenni, assicurati di ' ri seguendo le regole per l'etichetta e-mail.
Rivedi il tuo messaggio prima di inviarlo
Dopo aver inserito gli indirizzi dei destinatari, creare un oggetto appropriato, scrivere il messaggio e allegare un paio di documenti giustificativi, tornare indietro e assicurarsi di aver fatto tutto correttamente:
- Rivedi il messaggio. Qualcosa non è chiaro? Ci sono errori grammaticali o di battitura? Hai detto tutto quello che volevi dire?
- Controlla le tue fonti. Un collegamento a una fonte esterna chiarirebbe il tuo significato? Un link aiuterebbe il destinatario a trovare rapidamente un sito web?
- Guarda i nomi dei destinatari. Hai dimenticato una persona importante che ha bisogno di vedere il messaggio? Hai aggiunto qualcuno che non dovrebbe vedere il messaggio?
- Guarda il tuo indirizzo. Se ne hai più di uno, assicurati di inviare il messaggio da quello più appropriato per lo scopo del messaggio.
- Determina la priorità del messaggio. Il messaggio deve essere contrassegnato come importante?
- Aggiungi documenti giustificativi. Hai dimenticato gli allegati?
Non rispondere sempre a tutti
Dovresti sapere quando e quando non rispondere a tutti alle email di gruppo. Se tutti nell'e-mail originale (quella a cui stai rispondendo) hanno bisogno di sapere cosa hai da dire, usa Rispondi a tutti.
Ad esempio, la persona A invia un'e-mail a te e alla persona B per avere idee su come celebrare il decimo anniversario del tuo capo con l'azienda. La tua risposta è rilevante sia per la persona A che per la persona B, quindi usa Rispondi a tutti per rispondere a entrambe.
Se qualcuno invia un invito a una festa tramite e-mail a te e ad altri 20 amici, la tua risposta non è rilevante per gli altri destinatari della posta, quindi usa Rispondi per inviare una risposta solo al mittente originale.
Scrivi linee di soggetto efficaci
La chiave per scrivere un buon oggetto e-mail è assicurarsi che catturi brevemente l'essenza del tuo messaggio. Ecco alcuni esempi:
- Riunione di vendita modificata in 3:00
- Invito alla festa di Halloween
- Revisioni del testo del sito web
- I 20 video migliori di questa settimana
- Dettagli della tua nuova iscrizione
- Conferma dell'appuntamento
- Richiesta di volontari per eventi di raccolta fondi
Per rendere le righe dell'oggetto più efficaci, includi l'azione che vuoi che i destinatari intraprendano, ad esempio:
- Invito alla festa di Halloween - RSVP entro l'11 maggio
- Revisioni del testo del sito web: è necessaria l'approvazione entro martedì
Linea inferiore
Quando inoltri un messaggio e-mail da qualcun altro, spiega al nuovo destinatario perché lo stai facendo e come ti aspetti che ne tragga vantaggio. Ad esempio, supponiamo che un cliente, Jay, ti invii una domanda e tu non conosci la risposta. Inoltra il messaggio alla tua collega, Sara, con una nota che dice: "Sara, Jay vuole conoscere la procedura per accedere al nostro portale dal suo dispositivo mobile. Vedi sotto per i dettagli. Puoi aiutarci?"
Spiega perché CC
Se metti in cc qualcuno su un messaggio e-mail, spiega al destinatario principale che lo stai facendo e perché. Ad esempio, supponiamo che Jenna voglia entrare a far parte del tuo club del libro e le stai inviando informazioni a riguardo. Dovresti fare un cc alla leader del club del libro, Ann, e scrivere a Jenna: "Sto facendo un cc alla nostra leader, Ann, così può vedere cosa ti sto inviando e compilare tutto ciò che potrei aver tralasciato." Quando utilizzi questo processo, Ann sa anche perché sta ricevendo una copia del messaggio.
Linea inferiore
I messaggi di posta elettronica possono perdersi nella posta o nel filtro antispam. A titolo di cortesia, soprattutto con messaggi importanti (come quelli con allegati o che hanno a che fare con scadenze), scrivi una breve nota per far sapere al mittente che la sua email è stata ricevuta. Ad esempio, se il tuo capo ti invia un nuovo progetto su cui lavorare, rispondi: "Ho capito, comincerò domani".
Usa gli acronimi con moderazione
Non tutti conoscono ogni acronimo, quindi usane il minor numero possibile e solo quando sei sicuro che il destinatario sappia cosa significano. Esistono diversi acronimi comunemente usati nella corrispondenza e-mail aziendale. Eccone alcuni:
- ASAP: Appena possibile
- BTW: A proposito
- EOD: Fine giornata
- EOM: Fine del messaggio (in genere usato nella riga dell'oggetto per indicare che non c'è un corpo di posta elettronica da seguire)
- EOW: Fine settimana
- FYI: Per tua informazione
- IMO: Secondo me
- OOO: Fuori sede
- S/N: Sì o No
Linea inferiore
Poiché non capisci il contesto delle espressioni facciali e il tono della voce nelle e-mail, non è un buon mezzo per esprimere sarcasmo o umorismo, specialmente con destinatari che non conosci bene. Esprimi il tuo messaggio in modo semplice e diretto, almeno fino a quando non conosci meglio un destinatario. Se proprio non riesci a trattenerti, includi un'emoticon sorridente o ridente per mostrare che stai scherzando.
Scegli un finale appropriato
A volte è difficile sapere come terminare un messaggio di posta elettronica. Ecco alcuni suggerimenti, in base alla situazione:
- Grazie o Grazie mille: Se stai chiedendo un favore.
- Amore o Abbracci: Se il destinatario è un amico o un familiare.
- Ciao o Migliore: Se il destinatario è un conoscente occasionale.
- Cordiali saluti: Se il tuo messaggio è formale.
- Cordiali saluti o Cordiali saluti: Se vuoi mantenere un tono di lavoro formale.
