La creazione di un dashboard di Microsoft Excel implica l'estrazione di informazioni da più origini in modo da poter visualizzare quei dati in un unico posto. Excel offre una varietà di modi per farlo, il che lo rende uno degli strumenti di reporting dashboard più potenti che puoi utilizzare.
Le informazioni in questo tutorial si applicano a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 ed Excel per Mac.
Cos'è un dashboard di Excel?
Un dashboard di dati è uno strumento che ti aiuta a monitorare e analizzare visivamente le metriche che sono più importanti per te. È possibile utilizzare una dashboard per monitorare le prestazioni aziendali, l'efficienza di un processo di produzione o le prestazioni del personale nel reparto vendite.
Indipendentemente da come utilizzi una dashboard, il concetto è sempre lo stesso: i fogli di calcolo in background estraggono dati da file, servizi o connessioni API a database e altre fonti. Il foglio principale mostra i dati di quei fogli multipli in un unico posto, dove puoi rivederli tutti a colpo d'occhio.
Gli elementi tipici di un dashboard di dati in Excel includono:
- Grafici
- Grafici
- Indicatori
- Mappe
Puoi creare due tipi di dashboard. Per i rapporti sul dashboard, puoi creare un dashboard statico dai dati in altri fogli che puoi inviare a qualcuno in un rapporto Word o PowerPoint. Un dashboard dinamico è quello che le persone possono visualizzare all'interno di Excel e si aggiorna ogni volta che vengono aggiornati i dati sugli altri fogli.
Portare i dati in un dashboard di Excel
La prima fase della creazione di un dashboard di Excel consiste nell'importazione di dati in fogli di calcolo da varie origini.
Le potenziali fonti per importare dati in Excel includono:
- Altri file di cartelle di lavoro di Excel
- File di testo, CSV, XML o JSON
- Database SQL
- Accesso Microsoft
- Azure Data Explorer
- Facebook e altre pagine web
- Qualsiasi altro database che supporta ODBC o OLEDB
- Fonti Web (qualsiasi sito Web che contiene tabelle di dati)
Con così tante potenziali fonti di dati, la possibilità di quali dati puoi portare in Excel per creare dashboard utili è illimitata.
Per inserire un'origine dati:
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Apri un foglio di lavoro Excel vuoto. Seleziona il menu Dati e nel menu a discesa Ottieni dati, seleziona il tipo di dati desiderato, quindi scegli l'origine dati.
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Cerca il file o un' altra origine dati che desideri importare e selezionalo. Seleziona Importa.
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A seconda del tipo di origine dati che scegli, vedrai diverse finestre di dialogo per trasformare i dati in formato foglio di calcolo Excel.
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Il foglio verrà popolato con tutti i dati del file esterno o del database.
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Per aggiornare i dati in modo che carichi regolarmente le modifiche apportate nell'origine dati esterna, seleziona l'icona Aggiorna sul lato destro di Query & Connessioni riquadro.
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Seleziona i tre punti accanto al link EDIT nella parte inferiore della finestra di aggiornamento e seleziona Proprietà.
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Configura i dati per l'aggiornamento dall'origine dati a intervalli regolari impostando Aggiorna ogni xx minuti a qualsiasi intervallo in cui desideri aggiornare i dati.
L'aggiornamento dei dati da fonti esterne è utile, ma può consumare tempo della CPU se la frequenza di aggiornamento è troppo frequente. Scegli una frequenza di aggiornamento che mantenga i dati aggiornati con la frequenza con cui vengono modificati all'origine, ma non così frequentemente da copiare solo gli stessi dati ogni volta.
Image - Ripeti la procedura sopra in nuovi fogli di lavoro separati finché non hai importato tutti i dati che desideri utilizzare nella nuova dashboard.
- Infine, crea un nuovo foglio di lavoro, posizionalo come primo foglio di lavoro nella cartella di lavoro e rinominalo Dashboard.
Come creare un dashboard di Excel
Ora che hai tutti i dati di cui hai bisogno nella cartella di lavoro di Excel e tutti i dati vengono aggiornati automaticamente, è il momento di creare la dashboard di Excel in tempo reale.
Il dashboard di esempio di seguito utilizzerà i dati meteorologici provenienti da siti Web di Internet.
A volte, quando importi dati da fonti esterne, non puoi tracciare i dati importati. La soluzione è creare un nuovo foglio di calcolo e in ogni cella, digitare =convert(e selezionare i dati dal foglio di calcolo importato. Per i parametri dell'unità, selezionare gli stessi parametri di prima e dopo Riempi l'intero foglio con la stessa funzione in modo che tutti i dati vengano copiati nel nuovo foglio e convertiti in numeri che puoi utilizzare nei vari grafici che creerai per la tua dashboard.
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Crea un Grafico a barre per visualizzare un singolo punto di dati. Ad esempio, per visualizzare l'umidità relativa attuale (da 0 a 100 percento), devi creare un grafico a barre con 0 percento come punto più basso e 100 percento come punto più alto. Innanzitutto, seleziona il menu Inserisci, quindi seleziona il grafico a barre 2D Clustered Column.
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Nel menu Chart Design, dal gruppo Data, scegli Select Data.
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Nella finestra Seleziona origine dati visualizzata, fai clic sul campo Intervallo dati grafico, quindi seleziona la cella nei dati foglio di lavoro che desideri visualizzare con questo grafico a barre.
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Cambia il titolo del grafico in modo che corrisponda ai dati che stai visualizzando. Aggiorna i limiti dell'asse in modo che siano compresi tra 0 e 100 percento. Quindi sposta il grafico nell'area del trattino in cui desideri visualizzarlo.
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Ripeti gli stessi passaggi precedenti per creare grafici a barre per qualsiasi altro singolo punto dati che desideri tracciare. Rendi l'intervallo dell'asse il minimo e il massimo per quelle misurazioni. Ad esempio, un buon intervallo di pressione barometrica sarebbe compreso tra 28 e 32.
Scegliere l'intervallo di dati corretto è importante perché se si utilizza solo l'impostazione predefinita, la scala potrebbe essere troppo grande per i dati, lasciando per lo più grafici a barre vuoti. Invece, mantieni l'estremità minima e massima della scala dell'asse solo leggermente inferiore e superiore ai valori estremi possibili dei tuoi dati.
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Crea un Grafico a linee per visualizzare un trend di dati. Ad esempio, per visualizzare una cronologia delle temperature locali per la tua area locale, devi creare un grafico a linee che copre l'ultimo numero di giorni di dati che puoi importare dalla tabella del sito Web meteo. Per prima cosa, seleziona il menu Inserisci, seleziona il grafico 2D Area.
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Nel menu Chart Design, dal gruppo Data, seleziona Select Data.
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Nella finestra Seleziona origine dati visualizzata, fai clic sul campo Intervallo dati grafico, quindi seleziona le celle nei dati foglio di lavoro che desideri visualizzare con questo grafico a linee.
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Cambia il titolo del grafico in modo che corrisponda ai dati che stai visualizzando e sposta il grafico nell'area del trattino in cui desideri visualizzarlo.
I grafici sono molto flessibili quando vengono inseriti in un dashboard. Puoi modificare la posizione, nonché le dimensioni e la forma del widget grafico. Usa questa flessibilità per progettare dashboard organizzati che forniscano all'utente quante più informazioni nel minor spazio possibile.
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Crea una Casella di testo per visualizzare i dati delle stringhe dai fogli che hai importato. Ad esempio, per visualizzare gli aggiornamenti delle avvertenze meteorologiche sulla dashboard, collega il contenuto della casella di testo a una cella nel foglio dati importato. Per fare ciò, seleziona il menu Inserisci, seleziona Testo, quindi seleziona Casella di testo
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Posiziona il cursore del mouse nel campo della formula, digita =e quindi seleziona la cella nella tabella dei dati importati che contiene i dati della stringa che desideri visualizzare.
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Seleziona la casella di testo e usa la finestra Formatta forma a destra per formattare l'area di visualizzazione del testo nella dashboard.
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Puoi anche confrontare due punti dati nei tuoi fogli dati importati usando grafici a torta Ad esempio, potresti voler visualizzare l'umidità relativa sotto forma di un grafico a torta. Innanzitutto, seleziona i dati che desideri visualizzare e nel menu Inserisci, seleziona il grafico 2D Pie.
I grafici a torta confrontano due o più valori. Se stai visualizzando una percentuale come l'umidità relativa, potresti dover creare manualmente un' altra cella che sottrae quel valore dal 100% per il secondo valore con cui confrontarlo. Ciò risulterà in un grafico a torta che mostra il valore percentuale come parte del 100 percento totale possibile.
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Cambia il titolo del grafico in modo che corrisponda ai dati che stai visualizzando, quindi sposta il grafico nell'area del trattino in cui desideri visualizzarlo.
Image - Aggiungendo vari tipi di grafici dei dati, puoi creare un utile dashboard che mostra tutti i tipi di dati in un comodo dashboard.
Aggiungi appeal visivo e contesto con il colore
Un altro modo per aggiungere chiarezza alla dashboard è dare ai grafici a barre un riempimento sfumato che ritrae un colore di avviso come il rosso per le aree dei dati che potrebbero non essere buone.
Ad esempio, se vuoi mostrare che un'umidità relativa superiore al 75% è scomoda, puoi modificare di conseguenza il riempimento sfumato del grafico a barre singolo. Ecco come.
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Fai clic con il pulsante destro del mouse sul bordo esterno di un grafico a barre e seleziona Formatta area grafico.
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Seleziona l'icona Riempimento nel riquadro Formatta area grafico e cambia la selezione in Riempimento gradiente.
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Seleziona ogni icona di livello lungo la linea di riempimento del gradiente e cambia il colore e l'oscurità per adattarli a quanto sia "buono" o "cattivo" quel livello. In questo esempio, un'umidità relativa elevata sfuma in rosso scuro.
Image - Ripeti questo processo per ogni grafico in cui l'aggiunta di un contesto di colore al grafico ha senso per quel punto dati.
Come si aggiornano automaticamente i dashboard di Excel
Una volta creata una dashboard, non devi fare nulla per aggiornare la grafica. Tutti i dati in questi grafici e widget si aggiornano come segue:
- Fogli con dati importati si aggiornano alla data impostata quando hai creato l'importazione dei dati per la prima volta.
- Qualsiasi foglio aggiuntivo creato per correggere o riformattare i dati dei fogli importati verrà aggiornato con i nuovi dati in quei fogli.
- Ogni widget nella dashboard si aggiorna automaticamente per visualizzare i nuovi dati all'interno di quei fogli aggiornati per gli intervalli che hai selezionato quando hai creato quei grafici.
Questi aggiornamenti vengono eseguiti automaticamente finché Excel è aperto.
Come utilizzare i dashboard di Excel
La creazione di dashboard in Excel può essere utile per molti motivi diversi. Tuttavia, è importante crearli in base a un'esigenza specifica, piuttosto che provare a creare un dashboard che faccia tutto.
Ad esempio, se sei un responsabile delle vendite e sei interessato a monitorare le prestazioni del tuo team di vendita, la dashboard del responsabile delle vendite dovrebbe concentrarsi sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi alle prestazioni di vendita.
Questo tipo di dashboard non dovrebbe includere informazioni non correlate all'andamento delle vendite, altrimenti il dashboard potrebbe diventare troppo disordinato. Una dashboard disordinata rende più difficile vedere le relazioni e gli schemi dei dati che contano.
Altre considerazioni sulla creazione di dashboard:
- Utilizza i grafici giusti per i dati giusti.
- Non usare troppi colori in tutta la dashboard.
- Disponi la dashboard con dati e tipi di grafici simili in blocchi comuni.
- Assicurati che ogni grafico mostri etichette semplici e non sia troppo disordinato.
- Organizza i widget in una gerarchia di importanza, con le informazioni più importanti in alto a sinistra nella dashboard.
- Usa la formattazione condizionale per assicurarti che quando i numeri sono cattivi siano rossi e quando sono buoni siano verdi.
Soprattutto, usa la creatività per progettare dashboard che siano informativi e interessanti da usare.
