Microsoft Access, una parte della suite per ufficio Microsoft 365, offre un solido database relazionale di classe desktop che non necessita di un server per essere eseguito. I database di Access funzionano da un file fisso sul disco rigido o da una condivisione di rete e offrono strumenti sofisticati per la creazione di tabelle, query, moduli e report.
Introduzione e termini importanti per l'accesso
Avvia Microsoft Access. Dalla voce di menu Crea, seleziona Tabella. Una tabella è l'unità di archiviazione di base in un database. All'interno di un oggetto come una tabella, le informazioni vengono memorizzate in combinazioni di attributo/valore.
Ecco alcuni termini importanti che dovresti conoscere durante l'utilizzo di Access:
- Campi: elementi di dati in una tabella corrispondente a colonne.
- Database: Un database è una serie di oggetti ben definiti a cui connetti relazioni.
- Form: un front-end grafico in cui inserisci le informazioni in una tabella.
- Query: una query distilla alcuni sottoinsiemi di una o più tabelle per arrivare a un insieme unico di informazioni al volo.
- Records: elementi di dati in una tabella corrispondenti a righe.
- Reports: Il contenuto di una tabella oi risultati di una query. I rapporti sono riepiloghi stampabili di informazioni.
- Tables: raccolte di attributi strutturate e ben definite. L'organizzazione di una tabella deriva da campi (colonne) e record (righe).
Relazioni di oggetti in accesso
Tutte le tabelle si relazionano tra loro attraverso una serie di relazioni. Microsoft Access è un sistema di gestione di database relazionali, il che significa che applica regole che regolano il modo in cui i dati in una tabella sono correlati ai dati in un' altra tabella.
Come utilizzare i moduli in Access
Utilizza un modulo per facilitare l'inserimento ordinato dei record nel database. I moduli sono strumenti grafici ottimizzati per supportare l'immissione di dati. Invece di aggiungere informazioni direttamente alla tabella, gli utenti le inseriranno in un modulo, che è più facile da navigare e leggere.
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I risultati di una query non corrispondono perfettamente ai risultati di una tabella. Invece, una query attinge da una o più tabelle utilizzando regole avanzate di filtraggio e ordinamento per restituire un risultato simile a una tabella che alimenta un report o un file di esportazione strutturato.
Rapporti in accesso
Utilizza un rapporto per prendere i risultati di una query o il contenuto di una tabella e crearne una versione leggibile che puoi facilmente stampare o condividere su uno schermo. I rapporti riepilogano tutto o parte del contenuto di una tabella.
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Microsoft Access è uno strumento di reporting front-end che estrae dati da file di test, fogli di calcolo Excel, database SQL o Azure, Microsoft Outlook o dozzine di altre fonti di informazioni. Importando tabelle collegate o origini dati importate, sei libero di utilizzare Access come strumento di query e agente di reporting. Access supporta anche la pubblicazione di report e dati su altri database e sulla piattaforma Microsoft SharePoint.
Formati di output in Access
Per la maggior parte, le informazioni all'interno di un database di Access rimangono al suo interno. Tuttavia, query e report vengono esportati in modo pulito dal database nei formati Excel, testo normale, XML, PDF o XPS. Inoltre, Access alimenta le liste di distribuzione di Microsoft Outlook e Microsoft Word.
