Cosa sapere
- Puoi crearne uno nell'interfaccia di amministrazione di MS 365 in Gruppi > Caselle di posta condivise. Seleziona Aggiungi una casella di posta e segui i passaggi da lì.
- Chiunque assegnato a una casella di posta condivisa di Microsoft Office 365 ha accesso a tutto ciò che contiene: e-mail in arrivo, risposte, inoltri, ecc.
- Gli utenti di Office 365 necessitano di un abbonamento a Microsoft Exchange Online per accedere alla posta condivisa.
Questo articolo spiega come aggiungere utenti a una cassetta postale di Outlook condivisa e come utilizzare cassette postali condivise in Outlook, sul Web e da un'app mobile. Queste istruzioni si applicano a Office 365 per Windows e macOS; Prospettive 2019, 2016, 2013 e 2010; Outlook per iOS e Android; e Outlook sul Web.
Come creare una cassetta postale condivisa in Office 365
Puoi creare tutte le caselle di posta condivise di cui hai bisogno, ma ogni utente che assegni alla casella di posta deve avere un abbonamento a Microsoft 365. Per configurare una casella di posta condivisa:
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Accedi all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 utilizzando il tuo account di amministratore globale di Microsoft 365 o le credenziali dell'account di amministratore di Exchange.
L'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 era precedentemente nota come l'interfaccia di amministrazione di Office 365.
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Seleziona Gruppi > Caselle di posta condivise nel pannello di navigazione.
Image - Seleziona Aggiungi una casella di posta nella pagina Caselle di posta condivise.
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Nella pagina Aggiungi una casella di posta, digita un nome per la casella di posta condivisa nel campo Nome.
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Un alias della casella di posta viene creato automaticamente nel campo Email, ma puoi cambiare l'alias se lo desideri. Dopo aver assegnato un nome alla casella di posta condivisa, seleziona Aggiungi.
Image - Seleziona Aggiungi membri a questa casella di posta sotto Passaggi successivi.
- Seleziona Aggiungi membri nella pagina Aggiungi membri della casella di posta condivisa.
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In Membri, seleziona la casella accanto a ciascuna persona che avrà accesso alla casella di posta condivisa. Quando hai finito, seleziona Salva e poi Chiudi.
Se non vedi il nome di una persona nell'elenco, seleziona Cerca e digita il nome della persona.
Come salvare l'e-mail inviata nella casella di posta condivisa
Quando un utente invia un messaggio e-mail dalla casella di posta condivisa, una copia di quel messaggio viene salvata nella cartella Posta inviata dell'utente, non nella casella di posta condivisa. Se desideri salvare queste e-mail nella casella di posta condivisa, devi modificare le impostazioni della casella di posta condivisa.
Per salvare i messaggi e-mail inviati nella casella di posta condivisa, completare i seguenti passaggi:
- Accedi all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e seleziona Gruppi > Caselle di posta condivise nel riquadro di spostamento.
- Seleziona la tua casella di posta condivisa.
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Seleziona Modifica accanto a Articoli inviati.
Image - Imposta entrambi Copia elementi inviati come questa casella di posta e Copia elementi inviati per conto di questa casella di posta su Su , quindi seleziona Salva.
Come utilizzare la cassetta postale condivisa in Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010
Quando configuri la casella di posta condivisa, gli altri utenti non devono fare nulla per visualizzare la casella di posta condivisa nella versione desktop di Outlook. La casella di posta condivisa viene visualizzata automaticamente nella barra laterale di Outlook.
Per inviare un'e-mail dalla casella di posta condivisa, completare i seguenti passaggi:
- Seleziona la scheda Home nella parte superiore di Outlook.
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Seleziona Nuova email per creare un nuovo messaggio.
Image - Seleziona Da nel nuovo messaggio e-mail, quindi seleziona la casella di posta condivisa.
- Digita il tuo messaggio e seleziona Invia.
Come accedere alla casella di posta condivisa in Outlook sul Web
Se vuoi lavorare con la casella di posta condivisa in un browser web, devi aggiungere manualmente la casella di posta. Per aggiungere la cassetta postale condivisa a Outlook sul Web, completare i seguenti passaggi:
- Accedi al tuo account Microsoft 365, quindi seleziona l'app Outlook.
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Fai clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle (o il nome della tua casella di posta) nel pannello di navigazione, quindi seleziona Aggiungi cartella condivisa.
- Digita l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa nella finestra di dialogo Aggiungi cartella condivisa, quindi seleziona Aggiungi.
Come aggiungere cassette postali condivise all'app Outlook Mobile
Se desideri accedere a una casella di posta condivisa dal tuo smartphone o tablet, segui questi passaggi:
- Avvia l'app Outlook per iOS o Android e accedi al tuo account.
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Tocca Aggiungi account nel riquadro a sinistra, quindi tocca Aggiungi una casella di posta condivisa.
Se hai più account Outlook, scegli quello che ha accesso alla casella di posta condivisa.
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Inserisci l'indirizzo email. Una volta completato il processo, dovresti vedere la tua casella di posta condivisa sotto i tuoi account nell'app Outlook.
Se desideri rimuovere una casella di posta condivisa dall'app Outlook, vai a Impostazioni > Account, quindi tocca la casella di posta condivisa e scegli Elimina account.
Che cos'è una cassetta postale condivisa in Office 365?
Ogni persona assegnata a una cassetta postale condivisa di Office 365 ha accesso completo a tutti i messaggi in essa contenuti. Gli utenti membri possono leggere le email in arrivo, rispondere ai messaggi, inoltrare messaggi e vedere come hanno risposto gli altri.
Quando un membro del team risponde a un messaggio e-mail dalla casella di posta condivisa, l'e-mail viene inviata dall'indirizzo condiviso anziché dall'indirizzo e-mail dell'individuo, quindi le informazioni di tutti rimangono riservate. Detto questo, le cassette postali condivise in genere non hanno nomi utente o password, creando alcuni problemi di sicurezza.
Perché usare una casella di posta condivisa?
Le cassette postali condivise sono ideali per il servizio clienti o i reparti di marketing che desiderano che i messaggi e-mail in arrivo ricevano risposta dal prossimo membro del team disponibile. Le cassette postali condivise sono inoltre dotate di un elenco di contatti condivisi e di un calendario condiviso, in modo che i membri del gruppo possano creare appuntamenti in una posizione centrale visibile a tutti i membri.
