SharePoint è una piattaforma per collaborare con altri membri di un team o di un gruppo. In questo articolo, ti guideremo attraverso la creazione di siti funzionali e collaborativi per colleghi e amici, il caricamento e la condivisione di documenti e l'aggiunta di widget alle pagine del sito di SharePoint.
Come creare un sito SharePoint
Avrai bisogno di un paio di cose prima di poter creare il tuo sito:
- Accesso a un account aziendale Microsoft 365, poiché SharePoint non è incluso negli account consumer.
- Un amministratore per creare il tuo sito. Se non sei un amministratore, chiedi al tuo amministratore di creare un sito per te.
Per creare un sito SharePoint:
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Accedi a Microsoft 365 come amministratore, quindi seleziona SharePoint dal menu App.
Image - Seleziona Pagina nel riquadro verticale a sinistra, quindi seleziona Crea sito.
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Scegli Sito Team nella finestra di dialogo.
I siti di comunicazione vengono utilizzati principalmente per pubblicare annunci e altri contenuti.
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Scegli un design iniziale per il tuo sito che corrisponda agli altri tuoi contenuti. Non preoccuparti: puoi sempre modificare il contenuto iniziale in un secondo momento.
- Inserisci i dettagli del tuo sito, inclusi il nome e la descrizione.
- Seleziona Fine per completare la configurazione. SharePoint lavora in background per creare il sito e vedrai i suoi progressi durante tutto.
Dopo aver impostato il tuo spazio, avrai alcune funzionalità disponibili immediatamente, tra cui:
- Conversazioni: Bacheche private per il tuo gruppo.
- Documents: Qui è dove condividi i file e fai il check-in e il check-out dei file.
- OneNote Notebook: i tuoi compagni di squadra possono collaborare con questo OneNote Notebook creando e aggiungendo contenuti alle pagine.
- Pagine del sito: pagine web personalizzate per il tuo team o gruppo.
Come utilizzare le raccolte documenti di SharePoint
La condivisione di file tramite una raccolta documenti è comune nei siti di SharePoint. Le raccolte documenti contengono cartelle e file che è possibile visualizzare e modificare. Per utilizzare la Libreria documenti:
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Seleziona Documenti nel riquadro verticale a sinistra.
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Seleziona Nuovo per aggiungere nuovi elementi, come cartelle o file di Microsoft Office. In alternativa, trascina e rilascia altri file nella cartella della libreria corrente; non devono essere file di Office.
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Seleziona un file di Microsoft Office per aprirlo nell'app appropriata. La selezione di un file non di Office esegue una delle tre operazioni seguenti:
- Lo apre per l'anteprima se è in un formato compatibile con il Web (ad esempio, un'immagine o un PDF).
- Si apre in un'app pertinente se stai utilizzando Windows (Windows sa come comunicare con SharePoint).
- Lo scarica sul tuo computer in modo da poterlo aprire con il relativo programma.
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Sebbene le moderne app Web ti consentano di modificare contemporaneamente un file con un collega, hai comunque la possibilità di "estrarre" un file in SharePoint per impedire ad altri di lavorare sul file mentre ci stai lavorando.
Scegli il file da ritirare, quindi seleziona Check out nell'elenco a discesa. L'estrazione di un file impedisce a chiunque di salvare una nuova versione del file mentre ci stai lavorando. Altri utenti possono comunque scaricarne una copia e lavorarci sopra, ma non possono creare una nuova versione finché non la salvi e la ricontrolla.
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Come creare pagine del sito di SharePoint
Le pagine del sito di SharePoint ti consentono di creare pagine web che includono testo e informazioni grafiche. La differenza tra le pagine del sito di SharePoint e le normali pagine del sito Web è che solo i membri del team di SharePoint che hanno effettuato l'accesso possono visualizzarle. Le pagine del sito sono la tua Internet privata.
Per creare nuove pagine sul tuo sito SharePoint:
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Seleziona Pagine nel riquadro verticale a sinistra.
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Seleziona Nuovo, quindi seleziona tra i tipi di pagina:
- Pagina Wiki: pagine che includono idee del team, politiche, linee guida, migliori pratiche e altro ancora. Un team di SharePoint può utilizzare le pagine wiki per accedere a collegamenti a tutti i tipi di informazioni sull'azienda.
- Pagina web part: Layout predefiniti progettati per consentirti di inserire tutti i tipi di gadget, in stile dashboard, nelle pagine del tuo sito.
- Pagina del sito: pagine vuote create da te, che iniziano con un titolo.
- Link: Aggiungi un link a un sito web.
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Una volta creata, la pagina si apre per la modifica. Inizia dandogli un nome. Contenuti aggiuntivi sono disponibili sotto forma di web part, di cui parleremo nella sezione successiva.
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Seleziona Pubblica nella parte in alto a destra dello schermo per rendere disponibili le modifiche ai colleghi.
Image - Seleziona Pagine nel riquadro verticale a sinistra per visualizzare le tue pagine.
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Per modificare le pagine esistenti, apri la pagina e seleziona Modifica nel riquadro di sinistra.
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Come aggiungere web part alle pagine di SharePoint
Una delle migliori funzionalità di SharePoint è la "web part" o la funzionalità dei widget. Anche se vuoi solo aggiungere testo e grafica, devi prima aggiungere una web part per contenere il contenuto. Le web part possono includere elementi come Newsfeed, una directory di membri del team o elenchi di attività recenti sul sito.
Se hai creato una pagina, ecco come aggiungervi web part:
- Seleziona Pagine nel riquadro verticale a sinistra, quindi scegli una pagina da modificare e seleziona Modifica.
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Seleziona il segno plus (+) per aggiungere web part a una pagina.
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Un menu a comparsa mostra un elenco di web part disponibili. Sfoglia l'intero elenco o cerca per parola chiave. Dopo aver selezionato una web part, questa viene aggiunta alla pagina.
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Configura la web part. Ad esempio, se si aggiunge una web part Galleria immagini, selezionare Aggiungi immagini per scegliere le immagini da visualizzare.
Image - Seleziona Pubblica per rendere disponibili le modifiche ai colleghi.
Sebbene la home page venga creata automaticamente per te, è comunque una pagina che puoi riempire con web part.
Installazione e utilizzo dell'app Tasks
Le cose si fanno interessanti quando aggiungi app al tuo sito. Le app vanno oltre la funzionalità delle web part e includono elementi come blog o un elenco personalizzato, che può essere un piccolo database.
Daremo un'occhiata all'app Tasks, che ti consente di impostare le cose da fare per i membri del tuo team, assegnare le cose da fare e quindi monitorare il loro completamento.
Per aggiungere l'app Attività al tuo sito SharePoint:
- Nella home page del sito di SharePoint, seleziona Nuovo, quindi seleziona App.
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Seleziona Attività.
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Nel menu a sinistra, seleziona Contenuti del sito per visualizzare l'app Attività e iniziare a delegare.
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Chi dovrebbe utilizzare SharePoint?
Il più delle volte, i team aziendali utilizzano SharePoint. Tuttavia, ci sono molti scenari non aziendali in cui SharePoint è utile, ad esempio:
- Le squadre sportive possono utilizzare il calendario per pubblicare un programma di gioco e possono utilizzare una Libreria documenti per archiviare video di gioco.
- I club del libro possono pubblicare link al libro della prossima settimana, mentre i gruppi di scrittura possono ospitare critiche, proposte e commenti.
- I gruppi di volontari che pianificano un progetto di restauro possono creare un piano con compiti e una sequenza temporale.
- Un quartiere che gestisce una svendita può pubblicare annunci sui nuovi partecipanti o elencare articoli e prezzi in un file Excel condiviso in una Libreria documenti.
Gli scenari precedenti sono possibili con altre app e servizi, ma SharePoint riunisce tutto in un unico posto, con un'interfaccia supportata su Windows, macOS e Linux.
Dove scaricare SharePoint
Scarica l'app SharePoint per Android da Google Play o scarica l'app SharePoint per iOS dall'App Store. Inoltre, puoi utilizzare le app di Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint per aprire i file direttamente da SharePoint, semplificando il download e il caricamento.
