Da asporto chiave
- L'invio programmato di Fastmail suddivide la creazione e la consegna delle e-mail.
- Usalo come promemoria o per evitare di stressare i colleghi durante il fine settimana.
- L'e-mail è il modo migliore e peggiore per comunicare al lavoro.
Hai mai scritto un'e-mail domenica sera, quindi esita prima di premere invio. L'invio programmato aiuterà.
Il provider di posta elettronica veterano Fastmail ha appena aggiunto l'invio programmato, una funzionalità già presente in alcune altre app e servizi di posta elettronica e che probabilmente dovrebbe essere standard per tutte le email. È una funzionalità semplice. Puoi comporre un'e-mail ogni volta che ti è comodo e programmarne l'invio in un momento più adatto al destinatario.
"Non mi piace imporre alle persone, ma a volte preferisco lavorare fino a tardi o nei fine settimana. Anche se le persone si riposano o si prendono una pausa, vedranno la tua email", stilista e fotografo freelance Nuria Gregori. "Potrebbe non essere previsto che tu risponda subito alle e-mail, ma per i freelance spesso senti di doverlo fare."
Invia dopo
L'implementazione dell'invio programmato di Fastmail non ti sorprenderà affatto, il che è fantastico. Basta fare clic sulla freccia accanto al pulsante di invio e scegliere dall'elenco a discesa dei preset: più tardi oggi, questa sera, domani e così via. Se quelli non funzionano per te, puoi scegliere una data e un'ora esatte.
Separare la creazione di un'e-mail dal suo tempo di invio offre diverse opportunità. Come abbiamo visto sopra, puoi comporre un'e-mail la domenica sera e inviarla durante gli orari di ufficio più regolari. Questo non è solo meglio per il destinatario, ma può nascondere il fatto che lavori nei fine settimana, che è il genere di cose che possono portare ad aspettative indesiderate in futuro.
Potrebbe non essere previsto che tu risponda subito alle e-mail, ma per i freelance spesso senti di doverlo fare.
Puoi anche ricevere messaggi di posta che devono essere inviati a una certa ora, ma che potrebbero essere quando dormi. Oppure puoi programmare un'e-mail per colpire la casella di posta di qualcuno quando arriva al lavoro, mettendolo, si spera, in cima alla sua lista.
Altri hack includono l'invio di promemoria a tempo a te stesso, la conservazione di e-mail personali ai tuoi amici fino a sera o la pianificazione di un'e-mail al tuo capo per venerdì sera, quindi ignorare tutte le tue e-mail fino a lunedì, se lo desideri.
Si tratta di controllo. Avendo un maggiore controllo sulla tua comunicazione, puoi ridurre il sovraccarico mentale e lo stress.
Antistress
Le email potrebbero essere una delle maggiori fonti di stress nel lavoro moderno. Potresti avere una pila infinita di messaggi non letti che devi elaborare. Peggio ancora, un'e-mail importante potrebbe sfuggire alla tua attenzione, oscurata da tutta la posta indesiderata di Fwd: Fwd: Fwd che intasa la tua casella di posta.
E poi ci sono le aspettative. Quando ricevi un'e-mail, è nella tua mente. Anche se il mittente non si aspetta una risposta, probabilmente ti senti obbligato a darne una prima piuttosto che dopo, anche se è solo per affrontarlo e toglierselo dalla testa.
E poiché la pianificazione delle e-mail è dettata dal mittente, ovvero chiunque può inserire qualsiasi cosa nella tua casella di posta in qualsiasi momento, non hai controllo.
“Le email sono ancora il modo migliore per comunicare sul posto di lavoro. Tuttavia, la maggior parte delle persone non ha le proprie e-mail organizzate ", ha detto il giornalista tecnologico Radu Tyrsina a Lifewire via e-mail. "È rumoroso, dappertutto, e nessuno di noi ha la pazienza di continuare a pulire il disordine a giorni alterni."
Ecco perché qualcosa come l'invio programmato è importante, ma solo se tutti lo usano e lo usano per le forze del bene, non del male. La gestione dell'e-mail di lavoro viene trasferita all'utente quando maggiori responsabilità dovrebbero essere a carico del datore di lavoro.
La società automobilistica tedesca Daimler, proprietaria di Mercedes, ha l'idea giusta. Quando i dipendenti vanno in vacanza, tutte le e-mail in arrivo vengono inviate nel cestino. Non si torna dalle vacanze e si tratta di due settimane di e-mail. I mittenti ricevono una risposta automatica dicendo loro di inviare nuovamente qualsiasi cosa importante dopo che il dipendente è tornato in ufficio.
Questo è un ottimo esempio di come eliminare lo stress dalla posta elettronica, ma sfortunatamente la maggior parte della responsabilità ricade ancora su di noi, gli utenti. Strumenti come l'invio programmato possono essere d'aiuto, ma fino a quando non smettiamo di trattare la posta elettronica come una discarica per ottenere materiale dalle nostre caselle di posta, come un luogo in cui richiedere risposte immediate e come qualcosa che controlliamo incessantemente, la posta elettronica rimarrà stressante.
