Esercitazione di base su Microsoft Excel per principianti

2024 Autore: Abigail Brown | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 06:52

Excel è un programma di fogli elettronici che viene utilizzato per archiviare, organizzare e manipolare i dati. I dati vengono archiviati in singole celle che di solito sono organizzate in una serie di colonne e righe in un foglio di lavoro; questa raccolta di colonne e righe viene chiamata tabella.

I programmi di fogli di calcolo possono anche eseguire calcoli sui dati utilizzando formule. Per facilitare la ricerca e la lettura delle informazioni in un foglio di lavoro, Excel dispone di una serie di funzioni di formattazione che possono essere applicate a singole celle, righe, colonne e intere tabelle di dati.

Poiché ogni foglio di lavoro nelle versioni recenti di Excel contiene miliardi di celle per foglio di lavoro, ogni cella ha un indirizzo noto come riferimento di cella in modo che possa essere referenziato in formule, grafici e altre funzionalità del programma.

Gli argomenti inclusi in questo tutorial sono:

Inserimento dei dati nella tabella
Ampliamento delle singole colonne del foglio di lavoro
Aggiunta della data corrente e di un intervallo denominato al foglio di lavoro
Aggiungere la formula della detrazione
Aggiungere la formula dello stipendio netto
Copiare formule con la maniglia di riempimento
Aggiunta di formattazione numerica ai dati
Aggiunta formattazione cella

Inserimento di dati nel foglio di lavoro

L'inserimento dei dati nelle celle del foglio di lavoro è sempre un processo in tre fasi; questi passaggi sono i seguenti:

Fai clic sulla cella dove vuoi che i dati vadano.
Digita i dati nella cella.
Premi il tasto Invio sulla tastiera o fai clic su un' altra cella con il mouse.

Come accennato, ogni cella in un foglio di lavoro è identificata da un indirizzo o un riferimento di cella, che consiste nella lettera della colonna e nel numero della riga che si interseca nella posizione di una cella. Quando si scrive un riferimento di cella, la lettera della colonna viene sempre scritta prima seguita dal numero di riga, ad esempio A5, C3 o RE9

Quando si inseriscono i dati per questo tutorial, è importante inserire i dati nelle celle corrette del foglio di lavoro. Le formule immesse nei passaggi successivi utilizzano i riferimenti di cella dei dati immessi ora.

Per seguire questo tutorial, usa i riferimenti di cella dei dati visti nell'immagine sopra per inserire tutti i dati in un foglio di lavoro Excel vuoto.

Amplificazione delle colonne in Excel

Per impostazione predefinita, la larghezza di una cella consente di visualizzare solo otto caratteri di qualsiasi immissione di dati prima che i dati si riversino nella cella successiva a destra. Se la cella o le celle a destra sono vuote, i dati inseriti vengono visualizzati nel foglio di lavoro, come si vede con il titolo del foglio di lavoro Calcoli delle detrazioni per i dipendenti inserito nella cella A1

Se la cella a destra contiene dati, tuttavia, il contenuto della prima cella viene troncato ai primi otto caratteri. Diverse celle di dati immesse nel passaggio precedente, come l'etichetta Tasso di detrazione: inserito nella cella B3 e Thompson A. inseriti nella cella A8 vengono troncati perché le celle a destra contengono dati.

Per correggere questo problema in modo che i dati siano completamente visibili, le colonne che contengono quei dati devono essere allargate. Come con tutti i programmi Microsoft, esistono diversi modi per ampliare le colonne. I passaggi seguenti illustrano come allargare le colonne usando il mouse.

Ampliamento delle singole colonne del foglio di lavoro

Posiziona il puntatore del mouse sulla linea tra colonne A e B nell'intestazione della colonna.
Il puntatore cambierà in una freccia a due punte.
Fai clic e tieni premuto con il pulsante sinistro del mouse e trascina la freccia a due punte verso destra per allargare la colonna A fino all'intera voce Thompson A. è visibile.
Allarga le altre colonne per mostrare i dati secondo necessità.

Larghezze delle colonne e titoli dei fogli di lavoro

Dato che il titolo del foglio di lavoro è così lungo rispetto alle altre etichette nella colonna A, se quella colonna fosse allargata per visualizzare l'intero titolo nella cella A1, il foglio di lavoro non solo sembrerebbe strano, ma renderebbe difficile l'utilizzo del foglio di lavoro a causa degli spazi vuoti tra le etichette a sinistra e le altre colonne di dati.

Poiché non ci sono altre voci nella riga 1, non è corretto lasciare il titolo così com'è, che si riversa nelle celle a destra. In alternativa, Excel ha una funzione chiamata Unisci e centra che verrà utilizzata in un passaggio successivo per centrare rapidamente il titolo sulla tabella dati.

Aggiunta della data e di un intervallo denominato

È normale aggiungere la data a un foglio di calcolo, abbastanza spesso per indicare quando il foglio è stato aggiornato l'ultima volta. Excel ha una serie di funzioni di data che semplificano l'inserimento della data in un foglio di lavoro. Le funzioni sono solo formule integrate in Excel per semplificare il completamento di attività eseguite di frequente, come l'aggiunta della data a un foglio di lavoro.

La funzione TODAY è facile da usare perché non ha argomenti, ovvero i dati che devono essere forniti alla funzione affinché funzioni. La funzione TODAY è anche una delle funzioni volatili di Excel, il che significa che si aggiorna ogni volta che ricalcola, che di solito è ogni volta che il foglio di lavoro viene aperto.

Aggiunta della data con la funzione OGGI

I passaggi seguenti aggiungeranno la funzione TODAY alla cella C2 del foglio di lavoro.

Fai clic su cella C2 per renderla la cella attiva.
Fai clic sulla scheda Formule del nastro.
Fai clic sull'opzione Data e ora sul nastro per aprire l'elenco delle funzioni della data.
Fai clic sulla funzione Today per visualizzare Formula Builder.
Fai clic su Fatto nella casella per accedere alla funzione e tornare al foglio di lavoro.
La data corrente dovrebbe essere aggiunta alla cella C2.

VedereSimboli invece della data

Se una riga di simboli hashtag appare nella cella C2 invece della data dopo aver aggiunto la funzione TODAY a quella cella, è perché la cella non è sufficientemente ampia per visualizzare i dati formattati.

Come accennato in precedenza, numeri o dati di testo non formattati si riversano nelle celle vuote a destra se sono troppo larghe per la cella. I dati che sono stati formattati come un tipo specifico di numero, come valuta, date o ora, tuttavia, non vengono trasferiti alla cella successiva se sono più larghi della cella in cui si trovano. Invece, visualizzano l'errore.

Per correggere il problema, allarga colonna C usando il metodo descritto nel passaggio precedente del tutorial.

Aggiunta di un intervallo denominato

Un intervallo con nome viene creato quando a una o più celle viene assegnato un nome per facilitare l'identificazione dell'intervallo. Gli intervalli denominati possono essere utilizzati come sostituti del riferimento di cella quando utilizzati in funzioni, formule e grafici. Il modo più semplice per creare intervalli denominati è utilizzare la casella del nome situata nell'angolo in alto a sinistra del foglio di lavoro sopra i numeri di riga.

In questo tutorial, il nome rate verrà assegnato alla cella C6 per identificare il tasso di detrazione applicato agli stipendi dei dipendenti. L'intervallo denominato verrà utilizzato nella formula di detrazione che verrà aggiunta alle celle da C6 a C9 di il foglio di lavoro.

Seleziona cella C6 nel foglio di lavoro.
Digita rate nella Casella del nome e premi il tasto Invio sulla tastiera
Cell C6 ora ha il nome di rate.

Questo nome verrà utilizzato per semplificare la creazione delle Formule per le detrazioni nel passaggio successivo del tutorial.

Inserimento della formula delle detrazioni per i dipendenti

Le formule Excel ti consentono di eseguire calcoli sui dati numerici inseriti in un foglio di lavoro. Le formule di Excel possono essere utilizzate per elaborare i numeri di base, come addizioni o sottrazioni, nonché per calcoli più complessi, come trovare la media di uno studente sui risultati dei test e calcolare le rate del mutuo.

Le formule in Excel iniziano sempre con un segno di uguale (=).
Il segno di uguale viene sempre digitato nella cella in cui vuoi che appaia la risposta.
La formula viene completata premendo il tasto Invio sulla tastiera.

Utilizzo dei riferimenti di cella nelle formule

Un modo comune per creare formule in Excel prevede l'inserimento dei dati della formula nelle celle del foglio di lavoro e quindi l'utilizzo dei riferimenti di cella per i dati nella formula, invece dei dati stessi.

Il vantaggio principale di questo approccio è che se in seguito diventa necessario modificare i dati, si tratta semplicemente di sostituire i dati nelle celle anziché riscrivere la formula. I risultati della formula si aggiorneranno automaticamente una volta modificati i dati.

Utilizzo di intervalli denominati nelle formule

Un' alternativa ai riferimenti di cella consiste nell'usare intervalli denominati, ad esempio l'intervallo denominato rate creato nel passaggio precedente.

In una formula, un intervallo denominato funziona come un riferimento di cella ma viene normalmente utilizzato per valori che vengono utilizzati più volte in formule diverse, ad esempio un tasso di detrazione per pensioni o prestazioni sanitarie, una tassa tasso o una costante scientifica, mentre i riferimenti di cella sono più pratici nelle formule che fanno riferimento a dati specifici solo una volta.

Inserimento della formula delle detrazioni per i dipendenti

La prima formula creata nella cella C6 moltiplicherà lo stipendio lordo del dipendente B. Smith per il tasso di detrazione nella cella C3.

La formula finita nella cella C6 sarà:

=B6tariffa

Utilizzare il puntamento per inserire la formula

Sebbene sia possibile semplicemente digitare la formula sopra nella cella C6 e visualizzare la risposta corretta, è meglio usare il puntamento per aggiungere i riferimenti di cella alle formule in modo da ridurre al minimo la possibilità di errori creati digitando il riferimento di cella errato.

Il puntamento implica fare clic sulla cella contenente i dati con il puntatore del mouse per aggiungere il riferimento alla cella o l'intervallo denominato alla formula.

Fai clic su cella C6 per renderla la cella attiva.
Digita il segno di uguale (=) nella cella C6 per iniziare la formula.
Fai clic sulla cella B6 con il puntatore del mouse per aggiungere il riferimento di cella alla formula dopo il segno di uguale.
Digita il simbolo della moltiplicazione () nella cella C6 dopo il riferimento di cella.
Fai clic sulla cella C3 con il puntatore del mouse per aggiungere l'intervallo denominato rate alla formula.
Premi il tasto Invio sulla tastiera per completare la formula.
La risposta 2747.34 dovrebbe essere presente nella cella C6.
Anche se la risposta alla formula è mostrata nella cella C6, facendo clic su quella cella verrà visualizzata la formula, =B6tasso, nella barra della formula sopra il foglio di lavoro

Inserimento della formula dello stipendio netto

Questa formula viene creata nella cella D6 e calcola lo stipendio netto di un dipendente sottraendo l'importo della detrazione calcolata nella prima formula dal Stipendio lordo. La formula finita nella cella D6 sarà:

=B6 - C6

Fai clic su cella D6 per renderla la cella attiva.
Digita il segno di uguale (=) nella cella D6.
Fai clic sulla cella B6 con il puntatore del mouse per aggiungere il riferimento di cella alla formula dopo il segno di uguale.
Digita un segno meno(-) nella cella D6 dopo il riferimento di cella.
Fai clic sulla cella C6 con il puntatore del mouse su quella cella in riferimento alla formula.
Premi il tasto Invio sulla tastiera per completare la formula.
La risposta 43, 041.66 dovrebbe essere presente nella cella D6.

Riferimenti relativi alle celle e formule di copia

Finora, le formule Deduzioni e Stipendio netto sono state aggiunte a una sola cella ciascuna nel foglio di lavoro – C6 e D6 rispettivamente. Di conseguenza, il foglio di lavoro è attualmente completo per un solo dipendente - B. Smith.

Invece di eseguire il lungo compito di ricreare ogni formula per gli altri dipendenti, Excel consente, in determinate circostanze, di copiare le formule in altre celle. Queste circostanze il più delle volte implicano l'uso di un tipo specifico di riferimento di cella, noto come riferimento di cella relativo, nelle formule.

I riferimenti di cella che sono stati inseriti nelle formule nei passaggi precedenti sono stati riferimenti di cella relativi e sono il tipo predefinito di riferimento di cella in Excel, al fine di rendere la copia delle formule il più semplice possibile.

Il passaggio successivo del tutorial utilizza il Punto di riempimento per copiare le due formule nelle righe sottostanti al fine di completare la tabella dei dati per tutti i dipendenti.

Copiare formule con la maniglia di riempimento

Il punto di riempimento è un piccolo punto nero o quadrato nell'angolo inferiore destro della cella attiva. Il quadratino di riempimento ha una serie di usi, inclusa la copia del contenuto di una cella in celle adiacenti. riempire le celle con una serie di numeri o etichette di testo e copiare formule.

In questo passaggio del tutorial, il punto di riempimento verrà utilizzato per copiare sia Deduzione che Net Stipendio formule da celle C6 e D6 fino a celle C9 eRE9.

Copiare formule con la maniglia di riempimento

Evidenzia celle B6 e C6 nel foglio di lavoro.
Posiziona il puntatore del mouse sul quadrato nero nell'angolo in basso a destra della cella D6 – il puntatore cambierà in un segno più (+).
Fai clic e tieni premuto il pulsante sinistro del mouse e trascina il quadratino di riempimento fino a cella C9.
Rilascia il pulsante del mouse – da celle da C7 a C9 dovrebbero contenere i risultati della Deduzioneformula e celle D7 a D9 la formula Stipendio netto.

Applicazione della formattazione dei numeri in Excel

La formattazione dei numeri si riferisce all'aggiunta di simboli di valuta, indicatori decimali, segni di percentuale e altri simboli che aiutano a identificare il tipo di dati presenti in una cella e a facilitarne la lettura.

Aggiunta del simbolo di percentuale

Seleziona cella C3 per evidenziarla.
Fai clic sulla scheda Home del nastro.
Fai clic sull'opzione Generale per aprire il menu a discesa Formato numero.
Nel menu, fai clic sull'opzione Percentuale per modificare il formato del valore nella cella C3 da 0,06 a 6%.

Aggiunta del simbolo della valuta

Seleziona da celle da D6 a D9 per evidenziarle.
Nella scheda Home del ribbon, fai clic sull'opzione General per aprire il menu a discesa Formato numero.
Fai clic su Currency nel menu per modificare la formattazione dei valori nelle celle da D6 a D9nella valuta con due cifre decimali.

Applicazione della formattazione delle celle in Excel

La formattazione delle celle si riferisce alle opzioni di formattazione, come l'applicazione di una formattazione in grassetto al testo o ai numeri, la modifica dell'allineamento dei dati, l'aggiunta di bordi alle celle o l'utilizzo della funzione Unisci e centra per modificare l'aspetto dei dati in una cella.

In questo tutorial, i formati delle celle sopra menzionati verranno applicati a celle specifiche nel foglio di lavoro in modo che corrispondano al foglio di lavoro finito.

Aggiunta di formattazione in grassetto

Seleziona cella A1 per evidenziarla.
Fai clic sulla scheda Home del ribbon.
Fai clic sull'opzione di formattazione Grassetto come identificata nell'immagine sopra per mettere in grassetto i dati nella cella A1.
Ripeti la sequenza di passaggi sopra per mettere in grassetto i dati nelle celle da A5 a D5.

Modifica dell'allineamento dei dati

Questo passaggio cambierà l'allineamento predefinito a sinistra di diverse celle in allineamento centrale.

Seleziona cella C3 per evidenziarla.
Fai clic sulla scheda Home del nastro.
Fai clic sull'opzione di allineamento Centro come identificata nell'immagine sopra per centrare i dati nella cella C3.
Ripeti la sequenza di passaggi sopra per allineare al centro i dati nelle celle da A5 a D5.

Unisci e centra le celle

L'opzione Unisci e centra combina un numero di selezionati in una cella e centra l'immissione di dati nella cella più a sinistra nella nuova cella unita. Questo passaggio unirà e centra il titolo del foglio di lavoro - Calcoli delle detrazioni per i dipendenti.

Seleziona da celle da A1 a D1 per evidenziarle.
Fai clic sulla scheda Home del nastro.
Fai clic sull'opzione Unisci e centra come identificata nell'immagine sopra per unire celle A1 a D1e centra il titolo su queste celle.

Aggiunta dei bordi inferiori alle celle

Questo passaggio aggiungerà i bordi inferiori alle celle contenenti i dati nelle righe 1, 5 e 9

Seleziona la cella unita da A1 a D1 per evidenziarla.
Fai clic sulla scheda Home del nastro.
Fai clic sulla freccia in basso accanto all'opzione Border come identificata nell'immagine sopra per aprire il menu a discesa dei bordi.
Fai clic sull'opzione Bordi in basso nel menu per aggiungere un bordo in fondo alla cella unita.
Ripeti la sequenza di passaggi sopra per aggiungere un bordo inferiore alle celle da A5 a D5 e alle celle A9 Da a Re9.