Microsoft Teams offre una varietà di strumenti per aumentare la produttività e migliorare la comunicazione tra i dipendenti con chat di testo, chiamate vocali e video, funzionalità di condivisione file, record di turni online e calendari condivisi.
La funzionalità del calendario condiviso di Microsoft Teams consente ai membri del gruppo di creare riunioni direttamente all'interno dell'app Teams, specificare i dettagli e aggiungere altri membri in modo che non solo vengano informati dell'evento, ma lo abbiano aggiunto ai loro Microsoft Teams sincronizzati anche il calendario.
Questo articolo si applica alle app Microsoft Teams su dispositivi Windows 10, iOS e Android oltre alla versione web.
Come funzionano i calendari di Microsoft Teams
Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione progettato per organizzazioni o gruppi ed è quindi strutturato pensando a un gruppo, o team, focalizzato. Potresti riuscire ad accedere a un gruppo Microsoft Teams con la tua normale posta elettronica, ma il più delle volte ti viene assegnata una posta elettronica aziendale che usi per accedere a Teams e ad altre app e servizi Microsoft 365 correlati.
L'app Microsoft Teams ha un calendario principale assegnato all'intero gruppo o organizzazione. I membri del gruppo possono aggiungere riunioni o eventi a questo calendario che vengono visualizzati automaticamente nel calendario per gli altri membri. Le persone possono anche essere aggiunte agli eventi o alle riunioni del calendario se è necessario che partecipino.
Tecnicamente, il calendario integrato (o predefinito) è chiamato calendario di gruppo mentre i calendari esterni condivisi all'interno di Microsoft Teams sono calendari condivisi. Questi termini sono spesso confusi, tuttavia, e la distinzione tra loro è offuscata.
È una buona idea fare riferimento ai calendari in Microsoft Teams con nomi univoci piuttosto che usare i termini Condivisi o Gruppo per evitare confusione.
I calendari possono anche essere condivisi all'interno di Microsoft Teams da Outlook o altri servizi di pianificazione come Google Calendar.
Come creare un evento del calendario condiviso di Microsoft Teams
Ecco il processo per la creazione di un evento, denominato riunione in Microsoft Teams, che può essere condiviso con altri membri del gruppo e aggiunto automaticamente al calendario del gruppo.
Questo esempio utilizza l'app Microsoft Teams di Windows 10, ma queste istruzioni e i menu utilizzati sono identici in tutte le altre versioni.
- Apri l'app Microsoft Teams.
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Seleziona Calendario.
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Fai clic su Nuovo incontro.
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Scegli il fuso orario appropriato dal menu a discesa nella parte superiore dello schermo.
Image Non devi preoccuparti del fuso orario in cui si trovano i membri del tuo team poiché l'ora della tua riunione si adatterà automaticamente per loro.
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Digita un nome per la tua riunione nel campo Aggiungi titolo.
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Nel campo Aggiungi partecipanti richiesti, digita i nomi delle persone a cui vuoi che venga notificata l'evento. Una volta che inizi a digitare, i nomi dovrebbero apparire automaticamente da selezionare.
Image Se vuoi condividere questo evento del calendario con persone che non fanno parte del tuo gruppo Microsoft Teams, o magari non usano nemmeno Microsoft Teams, puoi farlo inserendo il loro indirizzo email completo invece del loro nome.
Fai clic su Facoltativo per aggiungere i membri del gruppo di cui vuoi essere informato sulla riunione ma a cui non devi partecipare.
Una volta che la riunione è stata creata, tutte le parti invitate riceveranno un invito al loro indirizzo email associato.
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Successivamente, specifica l'ora di inizio e di fine della riunione.
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Fai clic su Non si ripete per aprire un menu e rendere la riunione un evento regolare se deve essere ricorrente. Ad esempio, potresti voler tenere la stessa riunione ogni giorno della settimana, settimanalmente o una volta al mese.
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Fai clic su Aggiungi canale se la tua riunione è specifica per una determinata categoria all'interno della configurazione di Microsoft Teams della tua azienda. Ad esempio, potresti voler inserirlo all'interno di un canale Manager in modo che solo i membri del team che utilizzano quel canale sappiano che è in corso una riunione.
Image Puoi lasciare vuoti molti di questi campi se lo desideri.
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Il prossimo è il campo Aggiungi posizione. Nonostante il suo nome, questo in re altà non serve per specificare una posizione fisica. Serve invece per selezionare un sistema Room connesso abilitato per Microsoft Teams o un dispositivo telefonico per conferenze.
Se la tua azienda non utilizza tali dispositivi, non devi preoccuparti di completare questo campo.
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Nel campo grande nella parte inferiore dello schermo, digita i dettagli per il campo della riunione, inserisci una descrizione della riunione, l'agenda della riunione o un messaggio ai partecipanti.
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Infine, fai clic su Invia. Questo aggiungerà l'evento al tuo calendario di Microsoft Teams e inviterà coloro che hai aggiunto. Dopo aver risposto, l'evento verrà automaticamente aggiunto anche ai loro calendari.
Image Se non hai aggiunto nessuno all'evento, ti verrà mostrato il pulsante Salva. Questo salverà semplicemente l'evento nel tuo calendario personale di Microsoft Teams.
Cosa fa l'assistente alla pianificazione di Microsoft Teams?
L'opzione Assistente pianificazione mostrata durante la creazione di una riunione in Microsoft Teams su un computer è un modo alternativo per creare o modificare un evento. Utilizza un'interfaccia utente più visiva che mostra le opzioni sul lato sinistro dello schermo e ti consente di selezionare un periodo di tempo con il mouse che apporta automaticamente le modifiche alla pianificazione.
Il vero vantaggio di Scheduling Assistant è il modo in cui mostra tutti gli orari dei membri del gruppo. In questo modo è facile vedere in quali orari e giorni tutti sono disponibili ed elimina il fastidio di dover chiedere ai membri del gruppo quale sia il momento più adatto a loro.
Gli orari verranno visualizzati nell'Assistente pianificazione solo se sono stati inseriti in Microsoft Teams dall'amministratore o da altri utenti. Se la tua organizzazione non utilizza Microsoft Teams per gestire le pianificazioni, questa funzionalità non sarà utile.
L'Assistente di pianificazione di Microsoft Teams è uno strumento completamente opzionale, anche se alcuni potrebbero preferirlo all'opzione di creazione della riunione predefinita.
Come accettare un invito al calendario di Microsoft Teams
Una volta che sei stato aggiunto a una riunione in un calendario di Microsoft Teams, dovresti ricevere quasi immediatamente un invito via e-mail.
Quando ricevi questa e-mail, fai clic sul collegamento Partecipa a Microsoft Teams Meeting per accettare l'invito. L'app Microsoft Teams si apre e ti aggiunge all'evento. Se non hai installato Microsoft Teams, ti verrà chiesto di installarlo.
Se non hai ricevuto un invito, verifica con il creatore dell'evento per assicurarti che abbia utilizzato l'indirizzo email corretto. Potresti anche voler controllare la cartella dello spam o della posta indesiderata.
Alcuni servizi di posta elettronica potrebbero richiedere di aggiungere questi eventi di Microsoft Teams al proprio sistema di calendario. Puoi farlo se lo desideri, ma dovrai comunque fare clic sul collegamento di testo nell'e-mail per accettare l'invito.
Come utilizzare la creazione e la condivisione di eventi di Outlook Teams
Microsoft Teams richiede un account Microsoft da utilizzare. Di solito, la tua azienda o organizzazione ti fornirà un nuovo account Microsoft che può essere utilizzato per accedere a Microsoft Teams e una varietà di altri servizi di Microsoft Office.
L'e-mail associata a questo account Microsoft può essere utilizzata per accedere a Outlook e, poiché questo account viene utilizzato anche per accedere a Teams, le riunioni del calendario possono essere create in Outlook e sincronizzate automaticamente con Microsoft Teams.
Affinché funzioni, devi utilizzare lo stesso account Microsoft per Outlook e Microsoft Teams. Ad esempio, non puoi utilizzare il tuo account e-mail personale di Outlook per creare un evento per un calendario di lavoro di Microsoft Teams.
Questo può essere fatto sia con le app di Outlook che tramite l'esperienza web e l'intero processo è quasi identico a come faresti una riunione all'interno di Microsoft Teams, come mostrato sopra.
Per accedere al calendario in Outlook, fai semplicemente clic sull'icona Calendar nella parte inferiore del menu a sinistra. Una volta aperto il calendario, fai clic su un giorno per iniziare il processo di creazione dell'evento.
Se desideri che un evento creato in Outlook venga registrato in Teams, devi attivare il passaggio accanto a Riunione dei team, che si trova accanto a Cerca una stanza o una posizione testo. In caso contrario, la funzionalità del calendario condiviso di Microsoft Teams non si attiverà e l'evento sarà semplicemente un evento di base nella pianificazione del calendario di Outlook.
Come condividere un altro calendario in Microsoft Teams
Sebbene Microsoft Teams disponga della propria funzione di calendario integrata, è anche possibile importare calendari aggiuntivi da Outlook, Google o qualsiasi altro servizio di pianificazione che fornisce un indirizzo Web condivisibile per i propri calendari.
Può essere utile se il tuo team sta utilizzando un' altra app o servizio per la gestione di eventi al di fuori dell'ecosistema di Microsoft Office.
Questo esempio utilizza Google Calendar, ma il processo è identico per altri servizi simili.
- Apri come al solito Google Calendar in un browser web.
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Passa il cursore del mouse sul nome di un calendario in modo che i tre punti appaiano a destra del suo nome. Fare clic sui tre punti per aprire il menu.
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Fai clic su Impostazioni.
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Fai clic sull'indirizzo web sotto URL pubblico a questo calendario e premi Ctrl + Vper copiarlo negli appunti.
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Apri Microsoft Teams e vai a un gruppo o chat a cui vuoi aggiungere il calendario.
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Fai clic sul simbolo + nella parte superiore dello schermo.
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Fai clic su Sito web.
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Incolla l'indirizzo del tuo calendario nel campo URL.
Image Puoi anche aggiungere un nome personalizzato per esso digitando nel campo Nome scheda e scegli se vuoi avvisare il gruppo dell'aggiunta del calendario selezionando la casella accanto a Pubblica sul canale questa scheda.
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Fai clic su Salva.
Image Il tuo calendario sarà ora condiviso all'interno di Microsoft Teams e sarà visibile da tutti all'interno di questa nuova scheda personalizzata.
Come modificare una riunione di Microsoft Teams
Per modificare una riunione Microsoft Teams che hai creato o a cui hai accesso, tutto ciò che devi fare è fare clic su di essa dal tuo calendario all'interno dell'app Microsoft Teams e apportare le modifiche ai campi appropriati.
Puoi aggiungere o rimuovere partecipanti, cambiare l'ora o il luogo e anche modificare il nome e la descrizione dell'evento. Assicurati di fare clic su Invia aggiornamento quando hai finito per salvare le modifiche.
Se le modifiche non vengono visualizzate per te o per i membri del tuo team, prova a chiudere completamente l'app e poi ad riaprirla.
Puoi anche modificare gli eventi dei team in Outlook aprendo l'evento sul calendario e quindi facendo clic su Modifica.
