Molti client di posta elettronica, inclusi Microsoft Outlook e Apple Mail, consentono di richiedere e inviare conferme di lettura. Se sei un mittente che vuole sapere se la sua email è stata ricevuta e letta, dovresti richiedere una conferma di lettura. Se ricevi un'e-mail con una richiesta di conferma di lettura, hai la possibilità di inviare una conferma di lettura. Ecco alcune informazioni in più sulle conferme di lettura, il loro scopo e quali sono le tue opzioni.
Invio di richieste di conferma di lettura con la tua email
Sebbene il processo esatto differisca leggermente a seconda del tuo client di posta elettronica, di solito è facile allegare una richiesta di conferma di lettura alla tua email prima di inviare il messaggio. Ma l'invio di una richiesta di conferma di lettura non garantisce la restituzione di una conferma di lettura.
Il destinatario dell'e-mail non deve inviare una conferma di lettura se non lo desidera. Non tutti vogliono che un mittente sappia se ha aperto e letto la sua e-mail. I destinatari potrebbero non essere pronti a gestire eventuali richieste o azioni necessarie, oppure potrebbero preferire non rispondere per motivi di privacy.
Non tutti i client di posta elettronica supportano le conferme di lettura e gli utenti possono disattivare questa funzione a loro volta, quindi il destinatario potrebbe non sapere nemmeno che stai richiedendo una conferma di lettura.
In genere, le conferme di lettura funzionano meglio in un ambiente aziendale o organizzativo in cui tutti utilizzano lo stesso servizio di posta elettronica e hanno obiettivi di produttività comuni.
È considerato una cattiva etichetta e-mail richiedere una conferma di lettura per ogni e-mail quando non ci sono ragioni commerciali o non vengono trasmesse informazioni critiche. Per ottenere i migliori risultati, utilizza le conferme di lettura solo su e-mail importanti o quando lo richiedono motivi di lavoro.
Linea inferiore
Se trovi che i tuoi destinatari esitano a restituire le conferme di lettura, prova a chiedere conferma nel messaggio di posta elettronica. Ad esempio, aggiungi una riga alla tua email che dice qualcosa come "La nostra scadenza è ravvicinata. Conferma di aver ricevuto questa email" o "Invia una breve risposta in modo da sapere che tutti hanno ricevuto queste informazioni". È probabile che tu riceva un riconoscimento come con l'uso delle conferme di lettura.
Dovresti restituire una ricevuta di lettura?
Se stai ricevendo una richiesta di conferma di lettura, sta a te decidere se inviarne una o meno. In un ambiente aziendale, è probabilmente importante restituire una ricevuta di lettura se richiesta, soprattutto quando l'e-mail riguarda progetti e scadenze ravvicinate.
In altre impostazioni, usa il tuo miglior giudizio sull'azione più premurosa da intraprendere. Se ti ritrovi inondato di richieste di conferma di lettura su e-mail non importanti, considera la possibilità di disabilitare la funzione.
