Trello è uno strumento di gestione dei progetti in stile Kanban che rappresenta visivamente i compiti che tu o il tuo team dovete svolgere. Ti consente di vedere cosa stanno facendo tutti i membri del team in un dato momento. Gratuitamente, Trello è accessibile a gruppi e individui che gestiscono attività o che desiderano tenere traccia delle attività personali.
Tra i tanti strumenti di gestione dei progetti disponibili, Trello è uno dei più facili da usare e implementare, ma la sua interfaccia vuota può essere un po' scoraggiante. Ecco alcuni suggerimenti per aiutare te e il tuo team a ottenere il massimo da Trello, indipendentemente dal tipo di attività che stai monitorando.
Cos'è il Kanban?
Un processo di produzione giapponese che Toyota ha implementato alla fine degli anni '40 informa lo stile Kanban di gestione dei progetti. Mirava ad aumentare l'efficienza nelle sue fabbriche monitorando l'inventario in tempo reale utilizzando le carte passate tra i lavoratori sul pavimento. Quando un particolare materiale si esauriva, i lavoratori ne prendevano nota per il fornitore, che avrebbe poi spedito l'articolo richiesto al magazzino. Queste carte erano spesso chiamate Kanban, che in giapponese significa cartello o cartellone pubblicitario.
Software come Trello prende questo concetto di passare le carte e lo inserisce in un'interfaccia visiva. Le attività sono disposte su una lavagna virtuale e abbinate alla capacità di lavoro di un team. Nella sua forma più semplice, una scheda ha tre sezioni: da fare, da fare (o in corso) e da fare. Tuttavia, i team possono utilizzare questo strumento in qualsiasi modo funzioni per loro.
Iniziare con Trello
Trello utilizza bacheche, elenchi e schede, insieme a etichette, categorie, tag e colori per mantenerli organizzati e il loro stato aggiornato.
Boards sono lo strumento organizzativo di base di Trello, dove appuntare elenchi e schede. Si tratta in genere di progetti (ad esempio, la riprogettazione di un sito Web o la ristrutturazione di un bagno) e contengono elenchi di attività (come grafica e piastrellatura) e schede(attività secondarie e opzioni, come assumere un designer o decidere le dimensioni e i colori delle piastrelle).
Una volta che hai deciso come organizzare le tue liste, puoi aggiungere le carte, che potrebbero avere liste di controllo ed etichette. Le liste di controllo sono un modo per suddividere le attività in sotto-attività. Ad esempio, se stai utilizzando Trello per pianificare una vacanza, potresti avere una carta per un ristorante che vuoi provare, con una lista di controllo che include effettuare una prenotazione, ricercare i migliori piatti e controllare se è adatto ai bambini.
Puoi utilizzare le etichette per rappresentare lo stato di una carta (ad esempio, approvata o inviata), la categoria (come scienza, tecnologia o arte) o qualsiasi tag desideri. Quindi, puoi condurre una ricerca che farà apparire tutte le carte relative alla scienza o tutte le carte approvate, ad esempio. Tuttavia, non è necessario aggiungere un titolo a un'etichetta; puoi anche usarli per la codifica a colori (sono disponibili fino a 10 colori e un'opzione d altonico).
Mentre lavori e completi le attività, puoi trascinare e rilasciare facilmente le carte da un elenco all' altro. Alla fine, potresti voler archiviare carte ed elenchi se l'interfaccia diventa ingombrante.
Notifiche Trello e app mobili
Gli utenti possono assegnare carte ai membri del team e aggiungere commenti, allegati di file, etichette con codice colore e date di scadenza. I membri del team possono @ menzionare gli altri nei commenti per avviare conversazioni. Trello accetta file dal tuo computer e servizi di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
Inoltre è inclusa un'elegante integrazione e-mail. Ogni scheda ha un indirizzo email univoco che puoi utilizzare per creare carte (attività). Puoi anche inviare allegati a quell'indirizzo email. Quando ricevi una notifica e-mail, puoi rispondere direttamente invece di avviare Trello.
Le notifiche, inclusi menzioni e commenti, sono disponibili in app mobili, browser desktop ed e-mail. Trello ha versioni per dispositivi iOS e Android, inclusi telefoni, tablet, orologi e Kindle Fire.
Versioni gratuite, Business Class ed Enterprise
Trello offre più di 30 funzionalità e integrazioni aggiuntive, chiamate power-up. Esempi di potenziamenti includono una vista calendario, un ripetitore di schede per attività ricorrenti e l'integrazione con altre app come Evernote, Google Hangouts, Salesforce e altre ancora. Gli account gratuiti includono un potenziamento per scheda.
Tutte le funzionalità principali di Trello sono disponibili nella versione gratuita. A partire da luglio 2021, gli abbonamenti Business Class ed Enterprise costano $ 10 e $ 17,50 al mese, pagati annualmente (leggermente di più se pagati mensilmente) e aggiungono un lungo elenco di vantaggi come più power-up per scheda, caricamenti di allegati più grandi, varie visualizzazioni, e altro ancora.
