Cosa sapere
- Prima di digitalizzare i tuoi file, crea cartelle e sottocartelle per organizzare i file.
- Assicurati che lo scanner o la stampante supporti il software OCR (Optical Character Recognition) e che il software OCR sia installato.
- Il processo è diverso a seconda che tu voglia scansionare un documento su Mac o scansionare un documento su Windows.
La digitalizzazione di documenti cartacei può aiutare a organizzare i tuoi documenti importanti. I file digitali, inclusi i PDF, possono essere convertiti in file ricercabili utilizzando il software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che in genere viene fornito con una stampante. Ciò significa che le tue informazioni non occupano spazio ed è più facile trovarle. Inoltre, puoi salvare i tuoi file digitali su CD o DVD, su un'unità flash, in una struttura di archiviazione online. Ecco come organizzare i documenti scansionati.
Come utilizzare uno scanner per organizzarsi
Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per organizzare la tua attività o la tua casa utilizzando uno scanner. Avrai bisogno di uno scanner di documenti per farlo funzionare. Non deve essere costoso o elegante. Se non ne hai uno, inizia con queste recensioni di scanner fotografici e scanner per documenti per alcuni dei migliori acquisti.
Se non vuoi uno scanner separato, una stampante multifunzione economica farà il lavoro.
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Esamina le tue scartoffie e decidi cosa puoi digitalizzare e cosa puoi lanciare in sicurezza.
Ci vorrà probabilmente del tempo. Se necessario, lavora a piccoli incrementi.
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Prima di digitalizzare i tuoi file, crea cartelle e sottocartelle in cui archiviare i file. Pensa alle categorie di cui hai bisogno e imposta una cartella per ciascuna. Metti le ricevute delle carte di credito in una cartella, i documenti dell'assicurazione auto in un' altra. Bollette telefoniche, ricevute di generi alimentari, fatture di riparazioni domestiche e così via possono essere riposte in cartelle separate. All'interno di ogni cartella, crea sottocartelle per ogni anno (o mese). È più facile iniziare con un sistema organizzato e aggiungere nuovi documenti al file corretto piuttosto che riorganizzare il sistema ogni volta che viene scansionata una nuova ricevuta.
Per creare una nuova cartella in Windows, fai clic con il pulsante destro del mouse sul desktop e scegli Nuovo > Cartella Ripeti questo passaggio mentre sei all'interno del nuovo cartella per creare una sottocartella. Per creare una nuova cartella in Mac, seleziona File > Nuova cartella, oppure premi Shift+ Comando +N
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Assicurati che lo scanner o la stampante siano dotati del software OCR (Optical Character Recognition). Ciò consente di acquisire documenti in formato PDF e modificare i file. Ci sono buone probabilità che un software OCR decente sia installato sul tuo computer Windows.
Se il software OCR non è installato sul computer, ABBYY FineReader e Adobe Acrobat Pro DC sono scelte popolari.
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È ora di scansionare i tuoi documenti. Il modo esatto in cui lo fai dipende dal tipo di scanner e dal software che utilizzi.
Lifewire ha guide per la scansione di documenti su Windows e Mac.
- Quando hai finito di digitalizzare i documenti, tieni sotto controllo le scartoffie fisiche. Assicurati di scansionare automaticamente i documenti ogni volta che ricevi nuove ricevute o documenti. In caso contrario, i fogli ricominceranno ad accumularsi.
