Cosa sapere
- Archivio manuale: vai a File > Info > Strumenti > Pulisci vecchi oggetti. Nella finestra a comparsa Archivio, seleziona Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle.
- Quindi, seleziona la cartella per l'archivio. Seleziona l'elenco a discesa Archivia elementi più vecchi di e imposta una data.
- Archivio automatico: vai a File > Opzioni > Avanzate > Impostazioni di archiviazione automatica. Seleziona Esegui archiviazione automatica ogni e inserisci un intervallo di tempo.
Se lasci accumulare troppe email nella tua casella di posta, le prestazioni di Outlook potrebbero risentirne. Scopri come archiviare le e-mail in Outlook e gestire quelle vecchie e-mail, manualmente o automaticamente. Le istruzioni in questo articolo si applicano a Outlook per Microsoft 365 e Outlook 2019, 2016, 2013 e 2010.
Come archiviare manualmente le email in Outlook
Se preferisci controllare quando le tue vecchie email vengono archiviate e dove vengono archiviate, c'è una procedura manuale che puoi seguire per farlo. Puoi archiviare manualmente i messaggi e-mail all'interno di qualsiasi cartella.
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Apri Outlook e seleziona File > Info > Strumenti > Ripulisci i vecchi oggetti.
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Nella finestra a comparsa Archivio, seleziona Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle, quindi seleziona la cartella in cui desideri archiviare gli elementi.
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Seleziona l'elenco a discesa Archivia elementi più vecchi di, quindi imposta la data oltre la quale desideri archiviare i messaggi.
Puoi anche selezionare Sfoglia per identificare un singolo file PST che desideri utilizzare per questo archivio. Oppure puoi mantenerlo come nome file predefinito.
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Seleziona OK. Outlook ora archivierà i messaggi in quella cartella in base alle impostazioni che hai configurato.
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Se preferisci archiviare i messaggi in tutte le cartelle anziché in singole, seleziona Archivia tutte le cartelle in base alle loro impostazioni di Archiviazione automatica Se scegli questa opzione, dovrai torna alla scheda Home, fai clic con il pulsante destro del mouse su una delle cartelle per cui desideri impostare le impostazioni di archiviazione automatica, quindi seleziona Proprietà
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Nella finestra Proprietà, seleziona la scheda Archiviazione automatica.
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Seleziona Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni, quindi configura le impostazioni su quanti mesi di messaggi vuoi conservare e dove spostare i vecchi elementi.
Utilizzando le impostazioni di archiviazione automatica, configura sia il modo in cui i messaggi vengono archiviati quando hai abilitato l'archiviazione automatica, sia il modo in cui le email vengono archiviate quando le archivi manualmente utilizzando le impostazioni di archiviazione automatica.
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Come attivare manualmente l'archiviazione automatica
Puoi attivare l'archiviazione automatica manualmente o automaticamente. Se hai già configurato le impostazioni di archiviazione automatica per tutte le tue cartelle come descritto sopra, puoi avviare la procedura di archiviazione immediatamente.
Seleziona File > Info > Strumenti > Pulizia cassetta postale , quindi seleziona Archiviazione automatica per avviare il processo di archiviazione. Questo utilizzerà le impostazioni di archiviazione automatica che hai configurato per ciascuna cartella di posta.
Come attivare automaticamente l'archiviazione automatica
Oltre ad attivare manualmente la procedura di archiviazione, puoi anche impostare l'archiviazione automatica in modo che venga eseguita regolarmente.
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Seleziona File > Opzioni > Avanzate > Impostazioni di archiviazione automatica.
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Nella finestra delle impostazioni di Archiviazione automatica, seleziona Esegui archiviazione automatica ogni e inserisci la frequenza con cui desideri eseguire Archiviazione automatica.
Puoi configurare le impostazioni per richiedere l'esecuzione di Archiviazione automatica e impostarle per eliminare i vecchi messaggi e-mail o spostarli in un file PST di archivio sul tuo computer.
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Seleziona OK,e Archiviazione automatica verrà eseguita all'intervallo impostato, quindi non dovrai mai preoccuparti che la tua casella di posta occupi troppo spazio.
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Usa Outlook Sweep per l'archiviazione automatica in Outlook Web
Su Outlook Online, l'archiviazione dei messaggi è un processo manuale. Una funzione chiamata Outlook Sweep ti aiuta a mantenere pulita la tua casella di posta.
È impossibile modificare l'età dei messaggi che archivi, ma almeno la funzione di scansione ti dà la possibilità di archiviare tutti i tuoi messaggi in arrivo più vecchi di 10 giorni. Questo ti aiuterà a mantenere pulita automaticamente la tua casella di posta.
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Apri la casella di posta dell'account in cui desideri archiviare i messaggi di posta elettronica. Seleziona l'e-mail che desideri archiviare, quindi seleziona Sweep dal menu.
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Nella schermata pop-up, seleziona Sposta sempre i messaggi più vecchi di 10 giorni dalla cartella INBOX.
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Seleziona il menu a discesa Sposta a e seleziona Archivio.
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