Cosa sapere
- Usa miniature: vai a File > Info > Proprietà > Proprietà avanzate > Riepilogo e seleziona Salva miniature per tutti i documenti Word.
- Aggiorna proprietà: vai a File > Info > Proprietà > Proprietà avanzate > Sommario. Inserisci commenti, parole chiave e altre informazioni.
- Altri suggerimenti: crea cartelle per salvare e ordinare i tuoi file di Word e usa un sistema di denominazione dei file coerente per trovare rapidamente i file che desideri.
Questo articolo offre suggerimenti sull'organizzazione dei file di Microsoft Word. Le istruzioni riguardano Word dal 2019 al 2010 e Word per Microsoft 365.
Salva tutti i file di Word con le miniature
Il salvataggio di file Word con un'immagine di anteprima o una miniatura semplifica l'identificazione del documento necessario senza aprirlo.
Per salvare tutti i documenti Word con un'anteprima o un'immagine in miniatura:
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In Microsoft Word, apri un documento vuoto o esistente, quindi vai alla scheda File.
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Seleziona Info.
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Seleziona la freccia a discesa Proprietà e scegli Proprietà avanzate.
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Nella finestra di dialogo Proprietà, vai alla scheda Riepilogo.
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Seleziona la casella di controllo Salva miniature per tutti i documenti di Word.
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Seleziona OK.
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Aggiorna le proprietà del documento di Word
Se lavori con diversi documenti Word con nomi e posizioni simili, usa la funzione delle proprietà del documento Word.
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Apri il documento a cui vuoi aggiungere proprietà descrittive, quindi vai alla scheda File.
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Seleziona Info.
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Seleziona la freccia a discesa Proprietà e scegli Proprietà avanzate.
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Nella finestra di dialogo Proprietà, vai alla scheda Riepilogo.
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Inserisci commenti, parole chiave, categorie, un titolo e informazioni sull'oggetto per aiutarti a distinguere i tuoi file.
Image - Seleziona OK per applicare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo. Quando arriva il momento di effettuare una ricerca, Word può trovare esattamente ciò di cui hai bisogno.
Crea cartelle sul tuo computer e usale
Imposta una cartella per i tuoi documenti Word e assegnagli un nome che non dimenticherai, ad esempio MyWordDocs Completala con cartelle con nomi che ritieni sensati, e usa queste cartelle per salvare e ordinare i tuoi file di Word. Ad esempio, se produci note di riunione settimanali, crea una cartella per quelle note e includi cartelle aggiuntive al suo interno per mesi o anni.
Se hai anni di documenti Word sul tuo computer e non hai tempo per aprirli e decidere se tenerli o meno, crea una cartella per ogni anno e sposta i documenti in quelle cartelle. Questo è un buon modo per archiviare i file più vecchi finché non hai il tempo di organizzare i file in un modo che funzioni per te.
Usa un sistema di denominazione dei file coerente
Crea un sistema di denominazione per trovare rapidamente i file che desideri. Esistono molti modi per assegnare un nome ai file. Scegli un sistema di denominazione e utilizzalo in modo coerente.
Ecco alcuni suggerimenti:
- Includi il tipo di documento nel nome del file, ad esempio contratto, contratto di locazione o newsletter. In questo modo, puoi guardare il nome del file per trovare un file.
- Inizia il nome del file con il nome del cliente (o il cognome del destinatario se i documenti sono lettere).
- Includi la data nel nome del file.
Prenditi il tuo tempo
Se il disco rigido del tuo computer ha poco spazio di archiviazione, non affrontare le tue attività organizzative tutte in una volta. Spezza il lavoro in parti gestibili e dedica 15 minuti al giorno a lavorarci sopra.
Mentre organizzi i file di Word sul tuo computer, metti ogni file in una delle cartelle che hai creato, crea una nuova cartella o elimina i file che non ti servono più. Se non sei sicuro di cosa fare con un file, mettilo in una cartella intitolata HoldUntilDate e scegli una data futura in cui, se non hai aperto la cartella per allora, Ti sentirai a mio agio a cancellarlo.
Qualunque sia il tipo di cartelle che crei, inserisci queste cartelle nella tua cartella principale di Word, così saprai dove cercare.
