Moduli e documenti sono un dato di fatto. Ma nell'era digitale, l'utilizzo di moduli cartacei è sempre più ingombrante e scomodo.
DocuSign è il principale strumento di firma elettronica pensato per risolvere questa difficoltà. Consente a privati e aziende di sostituire la firma manuale dei documenti su carta. È sicuro, veloce e facile firmare, gestire e archiviare documenti nel cloud, tutto da un unico strumento.
Come funziona DocuSign
DocuSign ha una serie di caratteristiche e funzioni, tra cui:
- Carica e invia: carica il tuo documento, indica chi deve firmarlo, inserisci i campi corretti e invialo alle rispettive parti.
- Sign: Riceverai un link nella tua email che richiede una firma. Da qui, selezionerai il collegamento, segui le schede e firmerai. DocuSign invierà il documento automaticamente.
- Gestione documenti: puoi vedere lo stato del tuo documento dalla dashboard, archiviare i tuoi documenti online e gestire preferenze specifiche come branding e visibilità.
Per sbloccare tutte le funzionalità di DocuSign, devi disporre di un piano mensile. Questi piani vanno da $ 10 per un account personale a $ 32 al mese per un account professionale aziendale. Se desideri utilizzare DocuSign solo per firmare i documenti che ricevi, puoi semplicemente utilizzare il piano DocuSign gratuito. C'è anche una prova gratuita di 30 giorni che puoi utilizzare per testare lo strumento prima di sottoscrivere un abbonamento.
Come inviare un documento per la firma utilizzando DocuSign
La prima cosa che vorrai sapere è come inviare un documento per la firma utilizzando DocuSign. Per iniziare, registrati per la prova gratuita di DocuSign o per un account mensile.
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Nella home page, seleziona Inizia ora per caricare il documento, oppure trascina e rilascia il file del documento nella casella bianca di caricamento.
DocuSign supporta molti formati di file caricati dal tuo dispositivo, nonché provider di archiviazione cloud come Google Drive e Dropbox. La dimensione del file può arrivare fino a 25 MB.
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Una volta caricato, seleziona Next.
Image Se sei l'unico firmatario, puoi selezionare la casella di controllo accanto a Sono l'unico firmatario a s altare avanti.
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Inserisci il nome e l'indirizzo email del destinatario. Se devi aggiungere più firmatari, seleziona Aggiungi destinatario.
- Una volta aggiunti tutti i destinatari, seleziona Next.
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Inserisci i campi della tua firma utilizzando gli strumenti nella barra degli strumenti sul lato sinistro dello schermo. Seleziona Firma e posizionalo nel punto in cui è richiesta una firma.
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Quando hai creato tutti i campi di cui hai bisogno, seleziona Next. Qui puoi modificare la riga dell'oggetto dell'e-mail e inserire un messaggio e-mail al destinatario.
Puoi anche scegliere di impostare promemoria automatici selezionando Invia promemoria automatici.
- Al termine, invia il documento ai destinatari selezionando Invia.
Come utilizzare DocuSign per firmare un documento
Hai ricevuto un documento da un' altra parte che richiede la tua firma tramite DocuSign? Firmare il documento è semplice.
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Seleziona Rivedi il documento nell'e-mail che ricevi da DocuSign.
Il processo di firma potrebbe differire leggermente se sei un nuovo utente rispetto a un utente di ritorno. DocuSign consiglia di guardare il video della firma o di leggere la guida pratica per familiarizzare.
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Una volta aperto il documento, devi accettare di firmare elettronicamente. Seleziona Accetto di utilizzare documenti e firme elettronici, quindi seleziona Continua.
Image - Seleziona Inizia a sinistra del documento per iniziare a firmare. Questo ti mostrerà tutti i campi richiesti per completare il tuo documento.
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Seleziona Firma. Se hai già utilizzato DocuSign, vedrai la tua firma ora in posizione. Se non hai utilizzato DocuSign, segui le istruzioni sullo schermo per creare una nuova firma.
Image - Una volta che la tua firma è a posto, assicurati che tutto appaia a posto, quindi seleziona Fine. Vedrai un riepilogo della sessione di firma, inclusa la data che hai firmato e la data di invio del documento.
Come creare un PDF compilabile con DocuSign
Puoi creare facilmente qualsiasi modulo compilabile che puoi immaginare utilizzando gli strumenti di DocuSign. Per iniziare, assicurati di aver effettuato l'accesso al tuo account DocuSign.
- Nella home page, carica il tuo modulo. DocuSign converte automaticamente il modulo in un PDF.
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Seleziona Avanti una volta che il tuo file è stato caricato.
Image - Aggiungi i tuoi destinatari e seleziona Next.
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Nella schermata Prepara, puoi iniziare a creare il tuo modulo utilizzando i campi nella barra degli strumenti sul lato sinistro dello schermo.
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Seleziona dai campi e aggiungili al tuo modulo selezionando l'area in cui desideri posizionare il campo. Con ogni campo selezionato, vedrai opzioni aggiuntive sul lato destro dello schermo. Ad esempio, il campo Nome consente di alternare tra nome completo e nome.
Image Puoi anche aggiungere formule, caselle di testo, menu a discesa, pulsanti di opzione e altro. Si trovano tutti nella barra degli strumenti sul lato sinistro dello schermo.
- Quando il modulo è completo, seleziona Avanti, modifica il messaggio e-mail se lo desideri, quindi seleziona Invia per inviare il documento a il/i destinatario/i.
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Per salvare il modulo per un uso futuro, nella schermata Gestisci, seleziona il menu a discesa a destra del documento. Seleziona Salva come modello, compila i dettagli, quindi seleziona Salva. Ora potrai vedere il tuo modulo nella pagina del tuo modello.
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Come compilare un modulo utilizzando DocuSign
Il processo di compilazione di un modulo è simile alla firma di un documento utilizzando DocuSign.
- Seleziona Rivedi documento nell'e-mail di DocuSign che hai ricevuto per iniziare.
- Seleziona Continua per iniziare a compilare il modulo.
- Seleziona i campi che devi compilare o seleziona Inizia per consentire a DocuSign di guidarti attraverso il documento, portandoti a ciascuna sezione che richiede una firma.
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Inserisci le tue informazioni nei campi. Puoi anche selezionare qualsiasi casella di controllo o opzione nei menu a discesa.
Image - Al termine, seleziona Fine. Il tuo modulo viene automaticamente rispedito al mittente.
