Perdere documenti importanti che hai dedicato così tanto tempo a creare è frustrante, soprattutto se sei come la maggior parte degli utenti, che creano documenti direttamente sul computer e non hanno il vantaggio di una copia scritta a mano.
Ecco sei modi per proteggere i tuoi documenti di elaborazione testi.
Non archiviare mai i tuoi documenti sull'unità del sistema operativo
Mentre la maggior parte dei word processor salva i tuoi file nella cartella I miei documenti, questo è il posto peggiore per loro. Che si tratti di un virus o di un errore del software, la maggior parte dei problemi del computer interessa il sistema operativo e, spesso, l'unica soluzione è riformattare l'unità e reinstallare il sistema operativo. In tal caso, tutto sull'unità andrà perso.
L'installazione di un secondo disco rigido sul computer è un modo relativamente economico per risolvere questo problema. Un secondo disco rigido interno non sarà interessato se il sistema operativo è danneggiato e può anche essere installato su un altro computer se è necessario acquistarne uno nuovo.
Se sei scettico sull'installazione di una seconda unità interna, un disco rigido esterno è un'opzione eccellente. È possibile collegare un'unità esterna a qualsiasi computer in qualsiasi momento collegandolo a una porta USB o FireWire. Molte unità esterne hanno anche l'ulteriore vantaggio di backup programmati o one-touch; tu specifichi le cartelle e la pianificazione e il software si occuperà del resto.
Linea inferiore
Memorizzare i tuoi file in una posizione diversa dal tuo sistema operativo non è abbastanza; devi creare backup regolari dei tuoi file. Aumenta le tue probabilità di recuperare un file avendone un secondo backup. Se i dati sono importanti, considera l'archiviazione di un backup in un deposito ignifugo.
Attenzione agli allegati e-mail
Anche se sei certo che non contengano virus, gli allegati e-mail possono farti perdere dati. Ad esempio, se ricevi un documento con lo stesso nome di uno sull'unità e il tuo software di posta elettronica è impostato per salvare gli allegati nella stessa posizione, corri il rischio di sovrascrivere il file già presente. Questo accade spesso quando stai collaborando a un documento e i colleghi inviano aggiornamenti via e-mail.
Imposta il tuo programma di posta elettronica per salvare gli allegati in una posizione univoca o, salvo questo, pensaci due volte prima di salvare un allegato di posta elettronica sul disco rigido.
Attenzione agli errori dell'utente
Sfrutta le protezioni incluse nel tuo elaboratore di testi, come le funzionalità di controllo delle versioni e le modifiche rilevate. Un modo comune in cui gli utenti perdono dati è quando stanno modificando un documento ed eliminano accidentalmente parti. Dopo il salvataggio del documento, le parti modificate o eliminate vanno perse a meno che non siano state abilitate le funzioni che memorizzano le modifiche per te.
Se non vuoi occuparti delle funzionalità avanzate, usa il tasto F12 prima di iniziare a lavorare per salvare il file con un nome diverso. Non è organizzato come alcuni degli altri metodi, ma è un metodo utile.
Vai al Cloud
L'archiviazione di file e relativi backup nel cloud sta diventando sempre più comune. L'archiviazione su cloud offre molti vantaggi, come generose assegnazioni di spazio, facilità d'uso, accesso da qualsiasi luogo e dispositivo in uso e affidabilità.
I servizi di archiviazione cloud eseguono il backup dei loro server, quindi c'è un doppio livello di protezione per i file archiviati in questo modo. Per questi motivi, l'archiviazione su cloud è sempre più l'opzione migliore per la maggior parte delle persone.
Ci sono diverse opzioni gratuite tradizionali:
- Google Drive offre 15 GB con ogni account Google.
- Gli utenti Mac ottengono 5 GB con iCloud, che è integrato in ogni dispositivo Apple.
- Microsoft offre 5 GB di spazio con OneDrive, fornito con gli account Microsoft 365 e Xbox.
Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, i servizi di cui sopra offrono opzioni a pagamento, così come altre società di archiviazione cloud.
Conserva copie cartacee dei tuoi documenti
Non ti impedirà di dover digitare e formattare nuovamente il tuo documento, ma conservare una copia stampata di un documento importante ti assicurerà almeno di avere il contenuto del file, ed è meglio che non averne niente.
