Una macro è una serie di comandi che viene registrata in modo che possa essere riprodotta (eseguita) in un secondo momento. Le macro sono ottime per ridurre la quantità di lavoro che devi fare su una serie di passaggi che esegui di frequente. Ecco come creare e testare una macro in Microsoft Word.
Le istruzioni in questo articolo si applicano a Word per Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 e Word 2010.
Perché usare una macro
Con una macro, puoi ottenere gli stessi risultati facendo clic su un comando invece di eseguire tutti i passaggi. Alcuni modi per utilizzare le macro per aumentare la produttività includono:
- Inserisci il logo e il nome della tua azienda in un particolare carattere tipografico.
- Inserisci una tabella che devi creare regolarmente.
- Formatta un documento con determinate caratteristiche, come la numerazione delle pagine e i paragrafi a doppia spaziatura.
Creare e utilizzare macro è un'abilità appresa, ma l'efficienza che ne deriva vale la pena.
Crea una macro
Ci sono più di 950 comandi in Word, la maggior parte dei quali si trovano su menu e barre degli strumenti e hanno tasti di scelta rapida assegnati. Alcuni di questi comandi, tuttavia, non sono assegnati ai menu o alle barre degli strumenti per impostazione predefinita. Prima di creare la tua macro di Word, controlla se esiste e può essere assegnata a una barra degli strumenti.
Per vedere i comandi disponibili in Word, segui questi passaggi:
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Seleziona la scheda Visualizza.
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Scegli Macro.
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Seleziona Visualizza macro.
Oppure, premi il tasto di scelta rapida Alt+F8 per accedere alla finestra di dialogo Macro.
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Seleziona le Macro in freccia a discesa e scegli Comandi di parole.
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Nell'elenco alfabetico dei nomi dei comandi, evidenziare un nome per visualizzare una descrizione del comando nella parte inferiore della finestra di dialogo Macro sotto la Descrizioneetichetta.
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Se il comando che desideri creare esiste, non duplicarlo con la tua macro di Word. Se non esiste, procedi con la creazione della macro di Word.
Pianifica macro di parole efficaci
Il passaggio più importante nella creazione di macro di Word efficaci è un'attenta pianificazione. Questa pianificazione include avere un'idea chiara di ciò che vuoi che la macro di Word esegua, come renderà più facile il tuo lavoro futuro e le circostanze in cui intendi utilizzarla.
Una volta che hai in mente queste cose, pianifica i passaggi effettivi. Questo è importante perché il registratore ricorderà tutto ciò che fai e lo includerà nella macro. Ad esempio, se digiti qualcosa e poi lo elimini, ogni volta che esegui quella macro, Word creerà la stessa voce e poi la cancellerà, creando una macro sciatta e inefficiente.
Quando pianifichi le tue macro, ecco alcune cose da considerare:
- Pianifica i comandi e l'ordine in cui vuoi che la macro esegua i comandi.
- Conosci i tasti di scelta rapida per i comandi che intendi utilizzare. Ciò è particolarmente importante per la navigazione poiché non è possibile utilizzare il mouse per la navigazione all'interno dell'area del documento quando si esegue il registratore. Inoltre, creerai una macro più snella se utilizzi un tasto di scelta rapida anziché i tasti freccia.
- Pianifica i messaggi che Word potrebbe visualizzare e che interromperanno la macro.
- Utilizzare il minor numero di passaggi possibile per mantenere efficiente la macro.
- Fai almeno un giro di prova prima di iniziare a registrare.
Dopo aver pianificato la macro di Word e aver eseguito un'analisi, sei pronto per registrarla. Se hai pianificato attentamente la tua macro, registrarla per un uso successivo sarà la parte più semplice del processo. L'unica differenza tra la creazione di una macro e il lavoro sul documento è che devi premere alcuni pulsanti extra ed effettuare un paio di selezioni nelle finestre di dialogo.
Registra la Macro
Quando inizi a registrare una macro, il puntatore del mouse ha una piccola icona accanto a quella di una cassetta, a indicare che Word sta registrando le tue azioni. È quindi possibile seguire i passaggi indicati nella fase di pianificazione. Una volta che hai finito, premi il pulsante Stop (è il quadrato blu a sinistra). Dopo aver premuto il pulsante Stop, la macro di Word è pronta per l'uso.
Ecco come registrare una macro.
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Vai alla scheda Visualizza, seleziona Macro, quindi scegli Registra macro per aprire la finestra di dialogo Registra macro.
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Nella casella di testo Nome macro, digita un nome univoco.
I nomi possono contenere fino a 80 lettere o numeri (senza simboli o spazi) e devono iniziare con una lettera. Il nome dovrebbe essere univoco in modo da poter determinare cosa fa senza dover fare riferimento alla descrizione.
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Nella casella di testo Descrizione, inserisci una descrizione delle azioni eseguite dalla macro.
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Seleziona se desideri che la macro sia disponibile in tutti i documenti o solo nel documento corrente. Se scegli di limitare la disponibilità del comando, evidenzia il nome del documento nel Store Macro nel menu a tendina.
Per impostazione predefinita, Word rende la macro disponibile per tutti i tuoi documenti e probabilmente scoprirai che questo ha più senso.
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Quando hai inserito le informazioni per la macro, seleziona OK. La barra degli strumenti Registra macro viene visualizzata nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.
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Per mettere in pausa la registrazione, seleziona il pulsante Pausa registrazione/Riprendi registratore (è quello a destra). Per riprendere la registrazione, selezionalo di nuovo.
Testa la macro
Lo scopo della creazione di macro in Word è velocizzare il tuo lavoro mettendo a portata di mano attività ripetitive e complesse sequenze di comandi. Assicurati che la tua macro venga eseguita come previsto testando la macro.
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Per eseguire la macro, premere il tasto di scelta rapida Alt+F8 per visualizzare la finestra di dialogo Macro.
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Evidenzia la macro nell'elenco, quindi seleziona Esegui.
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Se non vedi la tua macro, assicurati che la posizione corretta sia nella Macro nella casella.
Crea scorciatoie da tastiera per le macro
Se hai creato diverse macro, la ricerca nella finestra di dialogo Macro richiede tempo. Se assegni alle macro un tasto di scelta rapida, puoi ignorare la finestra di dialogo e accedere alla macro direttamente dalla tastiera nello stesso modo in cui usi i tasti di scelta rapida per accedere ad altri comandi in Word.
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Seleziona File, quindi scegli Opzioni.
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Nella finestra di dialogo Opzioni Word, vai al riquadro di sinistra e seleziona Nastro personalizzato.
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Seleziona Personalizza.
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Nell'elenco Categories, scorri verso il basso fino a Macro e seleziona la macro per la quale desideri creare una nuova scorciatoia.
Se alla macro è attualmente assegnato un tasto di scelta rapida, il collegamento apparirà nella casella sotto l'etichetta Chiavi correnti.
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Se non è stato assegnato alcun tasto di scelta rapida alla macro, o se si desidera creare un secondo tasto di scelta rapida per la macro, selezionare la casella di testo Premere nuovo tasto di scelta rapida.
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Inserisci il tasto di scelta rapida che desideri utilizzare per accedere alla tua macro.
Se il tasto di scelta rapida è assegnato a un comando, un messaggio dice Attualmente assegnato a seguito dal nome del comando. Riassegna il tasto di scelta rapida continuando oppure seleziona un nuovo tasto di scelta rapida.
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Seleziona la freccia a discesa Salva modifiche in e scegli Normale per applicare la modifica a tutti i documenti creati in Word.
Per utilizzare il tasto di scelta rapida solo nel documento corrente, selezionare il nome del documento dall'elenco.
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Seleziona Assegna.
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Seleziona Chiudi per salvare le modifiche.
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