Cosa sapere
- Account non Exchange: crea un nuovo modello di messaggio e-mail e quindi crea una regola per inviare una risposta automatica.
- Conto di scambio: File > Info > Risposte automatiche > Invia risposte automatiche > componi messaggio > seleziona orari di inizio e fine > OK.
- Su Outlook.com: Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook > Mail > Risposte automatiche > Attiva risposte automatiche > componi > Salva.
Questo articolo spiega come creare un messaggio di risposta fuori sede per Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook per Microsoft 365 e Outlook.com, a seconda del tipo di account utilizzato. Spiega anche come determinare se hai un account Exchange.
Come impostare le risposte automatiche in Outlook
Un'efficace risposta automatica fuori sede in Outlook assicura che mentre sei via, le persone sappiano che non sei disponibile quando torni e cosa dovrebbero fare se hanno un problema che deve essere immediato attenzione.
La configurazione per una risposta fuori sede in Outlook varia a seconda che il tuo account e-mail sia su un server Microsoft Exchange o sia un account e-mail IMAP o POP (come servizi di posta elettronica comuni come Gmail, Yahoo Mail, e altri).
Come sapere se hai un account Exchange
Se non sei sicuro di utilizzare Outlook con un account Exchange, guarda nella barra di stato nella parte inferiore della finestra di Outlook. Se stai utilizzando un account Exchange, vedrai Connesso a: Microsoft Exchange nella barra di stato.
Crea il tuo modello di email di risposta automatica
Per impostare una risposta automatica in Outlook per un account di posta elettronica IMAP o POP (per Exchange, vedere più avanti), utilizzare la funzione delle regole di Outlook. Inizia creando un modello e-mail per l'e-mail di risposta automatica che verrà inviata ai destinatari mentre sei via.
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Seleziona Nuova email.
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Inserisci Oggetto per l'e-mail e il testo del messaggio che dice al destinatario che non sei disponibile.
Fai sapere ai destinatari quando possono aspettarsi una tua risposta personale e sii consapevole di quante informazioni riveli nella tua risposta automatica perché rivelare troppe informazioni può rappresentare un rischio.
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Quando hai finito di comporre il tuo messaggio di risposta automatica, seleziona File.
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Seleziona Salva con nome.
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Seleziona la freccia a discesa Salva come tipo e seleziona Modello di Outlook.
Image - Outlook utilizza l'oggetto del modello per impostazione predefinita come nome nella casella di testo Nome file. Cambialo in qualsiasi cosa ti piaccia che ti faccia sapere che è il tuo file modello di posta elettronica fuori sede.
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Seleziona Salva.
Image - Chiudi la finestra del messaggio.
Crea una regola di risposta automatica fuori sede
Il passaggio successivo per gli account e-mail IMAP o POP consiste nell'impostare una regola di Outlook. Questa regola invierà una risposta utilizzando il modello che hai creato nella sezione precedente.
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Seleziona File > Info.
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Seleziona Gestisci regole e avvisi.
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Seleziona le Regole e-mail tab.
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In Applica le modifiche a questa cartella, seleziona l'account e-mail per cui stai creando la risposta automatica.
Avrai la possibilità di applicare la tua nuova regola a tutti gli account in un passaggio successivo.
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Seleziona Nuova regola.
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Nella sezione Inizia da una regola vuota, seleziona Applica regola sui messaggi che ricevo.
Image - Seleziona Avanti.
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In Fase 1: Seleziona le condizioni, seleziona Dove si trova il mio nome nella casella A casella di controllo.
La regola di risposta automatica risponde a tutta la posta in arrivo se si deselezionano tutte le caselle di controllo delle condizioni.
Image - Seleziona Avanti.
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In Fase 1: seleziona le azioni, seleziona la risposta utilizzando un modello specifico casella di controllo.
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In Fase 2: Modifica la descrizione della regola (fai clic su un valore sottolineato), seleziona il link a modello specifico.
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Seleziona la freccia a discesa Cerca in, quindi seleziona Modelli utente nel file system.
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Evidenzia il modello che hai creato.
Image - Seleziona Apri.
- Nella finestra di dialogo Procedura guidata delle regole, seleziona Next.
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In Fase 1: Seleziona l'eccezione(e), seleziona tranne se si tratta di una casella di controllo risposta automatica.
Image - Seleziona Avanti.
- In Fase 1: specifica un nome per questa regola, digita un nome per la tua regola di risposta automatica.
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In Fase 2: Imposta le opzioni della regola, seleziona la casella Attiva questa regola se desideri attivare il risponditore automatico. Se non vuoi che la risposta automatica sia attiva ora, deseleziona la casella di controllo.
Se hai più account e-mail in cui desideri utilizzare questo risponditore automatico, seleziona la casella Crea questa regola su tutti gli account.
- Seleziona Fine.
- Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, selezionare OK.
Outlook invia una risposta automatica all'indirizzo di ogni email ricevuta una volta per sessione; una seconda risposta automatica viene inviata dopo la chiusura e la riapertura di Outlook.
Come abilitare e disabilitare le risposte automatiche per gli account e-mail IMAP e POP
Per gli account e-mail IMAP e POP, attiva il risponditore automatico ogni volta che ne hai bisogno. Vai a File > Gestisci regole e avvisi > Regole email, seleziona la casella di controllo accanto alla tua auto- regola del risponditore, quindi seleziona OK.
Per disabilitare il risponditore, deseleziona la casella di controllo, quindi seleziona OK.
Risposte automatiche per account Microsoft Exchange
Se il tuo account e-mail è un account Microsoft Exchange (puoi configurare un account Outlook.com come account Exchange in Outlook), puoi impostare una risposta automatica fuori sede direttamente sul server. Segui questi passaggi per Outlook 2019, 2016 e Outlook per Microsoft 365.
- Seleziona File > Info.
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Seleziona Risposte automatiche.
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Seleziona Invia risposte automatiche. Componi il tuo messaggio di risposta automatica nella casella di testo.
Per disabilitare una risposta automatica, vai alla finestra di dialogo Risposte automatiche e seleziona Non inviare risposte automatiche. Le risposte automatiche non vengono più inviate.
- Facoltativamente, imposta l'intervallo di tempo durante il quale desideri che la risposta automatica sia attiva. Seleziona la casella Invia solo in questo intervallo di tempo. Quindi imposta Ora inizio e Ora fine Solo i messaggi ricevuti in questo intervallo riceveranno una risposta automatica.
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Se lavori all'interno di un'azienda o organizzazione, potresti avere opzioni aggiuntive per le tue risposte automatiche:
- Dentro la mia organizzazione: questo messaggio viene inviato ai messaggi ricevuti da altri all'interno della tua stessa azienda o organizzazione.
- Fuori dalla mia organizzazione: Il messaggio viene inviato a persone al di fuori della tua organizzazione. Seleziona la casella di controllo Risposta automatica a persone esterne alla mia organizzazione.
Le risposte automatiche comportano rischi per la sicurezza.
- Seleziona OK.
Strumenti di risposta automatica e componenti aggiuntivi di Outlook
Invece di impostare manualmente una regola in Outlook, usa un componente aggiuntivo come Mail Responder per Outlook o strumenti come Email Responder (FreeBusy) o Auto Reply Manager. Questi strumenti sono intelligenti nell'inviare solo le risposte necessarie fuori sede.
Per mantenere le risposte fuori sede in modo più centralizzato su un server Exchange (inclusi i modelli con campi uniti ad Active Directory), prova Symprex Out-of-Office Manager.
Come attivare le risposte automatiche su Outlook.com
L'abilitazione delle risposte automatiche su Outlook.com è un processo semplice. La funzione non offre tutte le opzioni del software Outlook, ma è facile da usare.
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Nella pagina della posta di Outlook.com, seleziona Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
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Seleziona Mail > Risposte automatiche.
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Attiva Attiva le risposte automatiche attiva/disattiva.
Per disattivare le risposte automatiche, disattiva l'interruttore Risposte automatiche.
Image - Facoltativo: seleziona la casella Invia risposte solo durante un periodo di tempo. Specificare Ora di inizio e Ora di fine. Le risposte automatiche vengono inviate solo durante questo periodo di tempo.
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Inserisci il messaggio che vuoi inviare mentre le risposte automatiche sono abilitate.
Image - Facoltativamente, seleziona la casella di controllo Invia risposte solo ai contatti per inviare risposte automatiche solo alle persone e agli indirizzi email nei contatti di Outlook.com.
- Seleziona Salva.
